Gli ordini dei clienti che arrivano via email, in PDF o in Excel entrano nel tuo gestionale senza essere ribattuti: il commerciale riceve una notifica solo quando un ordine va verificato.
Usi Salesforce? Con Order Dispatcher (licenza Enterprise) gli ordini arrivano in bozza su Salesforce, già compilati e con il PDF originale allegato.
Questa soluzione fa parte di Data Alchemy, la piattaforma IDP (Intelligent Document Processing: lettura automatica dei documenti con l'AI) che cattura, estrae e valida i dati dai documenti e li scrive direttamente nel tuo ERP.
Il software IA per l'automazione ordini cliente e la gestione delle offerte commerciali legge email, PDF ed Excel, estrae articoli, quantità e prezzi e li inserisce direttamente nel tuo gestionale ERP: un gestionale IA per offerte commerciali, preventivi e listini fornitori, con zero data entry manuale.
L'ufficio commerciale gestisce quotidianamente decine di ordini cliente, listini fornitori, preventivi e contratti commerciali in formati diversi: PDF, email, Excel e persino fax. La gestione manuale di questi documenti nel gestionale ERP rallenta l'intero processo di vendita. Un software IA per l'automazione ordini risolve questi problemi:
Data Alchemy assegna a ogni modello documentale un LLM dedicato per leggere automaticamente qualsiasi documento commerciale, estrarre i dati rilevanti (articoli, quantità, prezzi, date consegna) e inserirli direttamente nel tuo gestionale SAP, Zucchetti o TeamSystem. Il risultato: tempi operativi ridotti del 60%, ordini registrati senza trascrizione manuale e personale libero di dedicarsi ad attività strategiche.
Estrazione articoli, quantità e date consegna da email e PDF in qualsiasi formato.
Digitalizzazione delle condizioni commerciali da offerte ricevute o emesse.
Estrazione clausole, scadenze e condizioni da contratti commerciali.
Aggiornamento automatico dei prezzi e degli sconti nel gestionale.
Il processo di automazione ordini con Data Alchemy si articola in tre fasi:
Il Servizio mail, installato presso di te, legge la casella dell'ufficio commerciale e invia a Data Alchemy gli ordini ricevuti via PDF, Excel o nel corpo dell'email.
L'LLM dedicato al modello ordine analizza il documento, riconosce la struttura dell'ordine e estrae codici articolo, descrizioni, quantità, prezzi, date di consegna e note speciali.
I dati estratti vengono validati contro le anagrafiche clienti e articoli del tuo ERP e inseriti automaticamente come righe d'ordine, pronti per l'evasione.
Il commerciale riceve una notifica solo se l'ordine richiede una verifica manuale, ad esempio per articoli non presenti in anagrafica o quantità anomale.
Data Alchemy è il software per l'automazione degli ordini clienti da email che le PMI italiane usano per eliminare il data entry manuale. Con il Servizio mail installato presso di te sulla casella dell'ufficio commerciale, ogni ordine in arrivo viene inviato a Data Alchemy e l'LLM dedicato al modello ordine lo elabora — PDF, Excel o testo dell'email — estrae articoli, quantità, prezzi e date di consegna e li scrive direttamente in SAP, Zucchetti o TeamSystem come righe d'ordine, con il 99,8% di accuratezza (misurata con Claude); con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 secondi per due pagine. Nessun template da configurare: il sistema riconosce qualsiasi layout di ordine e impara dalle conferme dell'operatore.
Oltre agli ordini, Data Alchemy gestisce l'estrazione dati da listini fornitori, preventivi e conferme d'ordine per l'ufficio vendite. L'AI riconosce codici articolo, prezzi, sconti e fasce quantità da PDF ed Excel, confronta i nuovi listini con quelli già a sistema e segnala le variazioni di prezzo significative. In questo modo l'ufficio commerciale lavora sempre con anagrafiche articoli e listini aggiornati, riduce gli errori di quotazione e risponde più velocemente ai clienti.
Data Alchemy si integra in modo nativo con i gestionali ERP più diffusi nelle PMI italiane: SAP Business One, Zucchetti (Ad Hoc, Mago.NET) e TeamSystem (Enterprise, Alyante). Gli ordini clienti, i preventivi e gli aggiornamenti dei listini fornitori vengono inseriti automaticamente nelle anagrafiche e nei documenti di vendita del tuo ERP, senza sviluppi personalizzati. Supportiamo anche l'acquisizione documenti via email con il Servizio mail installato presso il cliente, disponibile nelle licenze Business ed Enterprise.
Il software IA per offerte commerciali di Data Alchemy digitalizza preventivi ricevuti ed emessi senza trascrizione manuale. L'intelligenza artificiale legge automaticamente prezzi unitari, sconti, condizioni di pagamento e validità dell'offerta da PDF, email ed Excel, sincronizzando i dati direttamente nel gestionale ERP. Con Data Alchemy i tempi operativi si riducono del 60% e i dati delle offerte entrano nel gestionale senza trascrizione manuale.
DDT, packing list, bolle di consegna e lettere di vettura CMR entrano nel tuo gestionale di magazzino senza essere ribattuti: il team controlla solo le discrepanze segnalate.
Per l'amministrazioneFatture fornitori, note di credito ed estratti conto bancari entrano nel gestionale senza essere ribattuti: ogni dato viene verificato sulla tua anagrafica e l'amministrazione interviene solo sui documenti segnalati.
Licenza EnterpriseOrder Dispatcher trasforma l'ordine letto dall'AI in un ordine in bozza nel CRM, già compilato e con il PDF originale allegato: riconosce cliente e sede di consegna, applica le condizioni commerciali dall'anagrafica e abbina i prodotti per codice o EAN.
Attiva gratuitamente la Demo con 10 documenti e prova la lettura AI sui tuoi file, oppure contattaci per pianificare una call con una demo sui tuoi documenti.