Controllo anomalie nei documenti e rilevamento frodi
Data Alchemy esegue il controllo anomalie sui documenti che entrano in azienda: confronta ogni fattura, DDT, ordine e listino con le anagrafiche del gestionale e individua duplicati, prezzi fuori contratto, IBAN sospetti, quantità incoerenti e fatture potenzialmente fraudolente prima che vengano registrate. Validazione sulle anagrafiche aggiornate, 99,8% di accuratezza con Claude, ~12 s per un documento di una pagina (Claude Sonnet), senza data entry manuale.
Che cos'è il controllo anomalie dei documenti
Il controllo anomalie dei documenti è il processo che verifica ogni documento in arrivo — fatture, DDT, ordini, listini — confrontandolo con i dati corretti già presenti nel gestionale, per intercettare errori e frodi prima della contabilizzazione. Fatto a mano significa spuntare a campione qualche fattura; tutto il resto passa senza controllo. Data Alchemy estrae i dati con un LLM dedicato a ogni modello di documento — Claude di Anthropic (il motore che proponiamo di default), GPT di OpenAI, Data Alchemy AI (il modello proprietario di Data Alchemy, su server e GPU proprietari in Italia) oppure un modello LLM compatibile tramite i provider di inferenza europei Scaleway e Seeweb Regolo.ai, con un abbonamento del cliente — e li valida in tempo reale sulle anagrafiche di fornitori, articoli, listini e contratti. Ogni scostamento diventa un'eccezione segnalata: prezzo diverso da quello concordato, IBAN mai usato prima da quel fornitore, fattura già registrata, quantità che non quadra con l'ordine o con il DDT. L'amministrazione e il controllo di gestione smettono di controllare a campione e gestiscono solo le anomalie reali.
Quali anomalie e frodi rileva sui documenti
Su ogni documento Data Alchemy esegue decine di controlli incrociati con le anagrafiche del gestionale e con lo storico contabilizzato. Ecco le anomalie tipiche intercettate automaticamente.
Anomalie di prezzo e listino
- Prezzo unitario diverso dal listino concordato
- Sconti non previsti dal contratto
- Aumenti fuori dalle condizioni pattuite
- Importi di riga non coerenti con quantità × prezzo
Duplicati e doppi invii
- Fattura già registrata sullo storico
- Stesso numero documento dallo stesso fornitore
- Doppio invio della medesima fattura
- Note di credito senza fattura di riferimento
Segnali di frode
- IBAN mai usato prima da quel fornitore
- Partita IVA o codice fiscale non a sistema
- Fornitore assente dall'anagrafica accreditata
- Dati di pagamento modificati rispetto allo storico
Incoerenze e quadrature
- Quantità che non quadrano con ordine e DDT
- Totali, IVA e imponibili non quadrati
- Aliquote o natura IVA incoerenti
- Articoli non presenti nell'anagrafica
Il controllo anomalie dei documenti in 5 passi
Dall'arrivo del documento alla segnalazione dell'eccezione, Data Alchemy automatizza ogni controllo confrontando i dati con le anagrafiche ERP, senza intervento manuale.
1. Acquisizione
Il documento arriva via email (dalle caselle aziendali, tramite il Servizio mail installato presso il cliente), scanner o upload. Alla piattaforma arrivano solo le email che corrispondono a un modello.
2. Estrazione dei dati
Un LLM dedicato legge testata e righe di dettaglio ed estrae fornitore, importi, IVA, IBAN, articoli, quantità e prezzi, senza template per fornitore.
3. Confronto con le anagrafiche
I dati estratti vengono confrontati in tempo reale con le anagrafiche del gestionale: fornitori accreditati, articoli, listini, contratti e condizioni di pagamento.
4. Rilevamento anomalie
Ogni scostamento viene classificato e segnalato: prezzo fuori listino, duplicato, IBAN sospetto, quantità incoerente o quadratura mancante diventano un'eccezione tracciata.
5. Validazione o blocco
I documenti conformi vengono registrati in SAP, Zucchetti o TeamSystem; quelli anomali sono bloccati e messi in revisione, con la motivazione del controllo che non ha superato.
Tutto ciò che serve per il controllo anomalie dei documenti
Validazione sulle anagrafiche ERP
Ogni documento è confrontato in tempo reale con SAP, Zucchetti o TeamSystem: fornitori, articoli, listini e contratti diventano il riferimento per riconoscere ciò che è anomalo.
Rilevamento frodi e IBAN sospetti
Un IBAN mai usato da quel fornitore, una partita IVA non a sistema o dati di pagamento modificati vengono segnalati prima che la fattura venga pagata.
Controllo duplicati sullo storico
Ogni fattura è confrontata con lo storico contabilizzato: duplicati, doppi invii e stessi numeri documento dallo stesso fornitore vengono bloccati prima della registrazione.
Controllo prezzi e listini
Prezzi unitari, sconti e condizioni vengono verificati sul listino concordato: gli scostamenti dal contratto diventano un'eccezione da approvare, non un costo nascosto.
Quadratura e three-way matching
Totali, IVA e quantità vengono quadrati e incrociati con ordine e DDT, così le righe che non corrispondono emergono prima della contabilizzazione.
Eccezioni tracciate
Ogni anomalia è registrata con la sua motivazione — il controllo che non ha superato e il dato di riferimento — per audit e controllo di gestione.
Anomalie intercettate interrogando direttamente il tuo ERP
Un'anomalia si riconosce solo se c'è un riferimento corretto con cui confrontare il documento. Con le licenze Business ed Enterprise quel riferimento può essere letto direttamente dal gestionale, via API, nel momento in cui il documento viene elaborato.
Verifica dei dati letti dall'AI interrogando servizi esterni
Leggendo un DDT che riporta il riferimento all'ordine di acquisto, Data Alchemy interroga via API l'ERP del cliente, recupera il contenuto dell'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi: ogni riga che non corrisponde diventa un'eccezione, prima della registrazione.
Validazione su una fonte terza, come l'ERP
La remote validation collega una fonte terza, come l'ERP, per verificare i codici articolo e recuperare il codice cliente a partire da ragione sociale o partita IVA: un codice inesistente o un cliente non riconosciuto emergono subito come anomalia.
External fields e remote validation sono inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Confronta le licenze nella pagina prezzi e licenze.
Il ROI del controllo automatico delle anomalie
Controllare ogni documento — e non solo un campione — protegge i margini e blocca pagamenti errati o fraudolenti. Ecco i numeri di riferimento di Data Alchemy, gli stessi della home.
dei documenti controllati, non più solo verifiche a campione
accuratezza con Claude nell'estrazione e nel confronto con le anagrafiche
Per documento di 1 pagina (Claude Sonnet)
tempi operativi (dato medio di Data Alchemy)
Soluzioni collegate al controllo anomalie
Rilevamento frodi documentali
Il controllo anomalie applicato ai casi intenzionali: fatture false, IBAN sostituiti, duplicati e fornitori fittizi rilevati con l'AI.
Scopri di più →RiconciliazioneRiconciliazione e three-way matching
Confronto fattura-ordine-DDT riga per riga con rilevamento degli scostamenti prima della registrazione.
Scopri di più →AmministrazioneAutomazione fatture fornitori
La soluzione per l'ufficio amministrazione: registra fatture e scritture senza reinserimento, con validazione sul gestionale.
Scopri di più →Estrazione datiEstrazione dati da fatture
Lettura AI di testata e righe da PDF, XML e FatturaPA, con controllo duplicati e validazione sull'anagrafica.
Scopri di più →PiattaformaTutte le soluzioni IDP
La piattaforma IDP che raccoglie tutti i moduli: fatture, DDT, ordini, contratti e listini in un unico flusso verso il gestionale.
Scopri di più →Domande frequenti sul controllo anomalie dei documenti
Che cos'è il controllo anomalie dei documenti?
È il processo che verifica ogni documento in arrivo — fatture, DDT, ordini, listini — confrontandolo con i dati corretti già presenti nel gestionale, per intercettare errori e frodi prima della registrazione. Data Alchemy estrae i dati con un LLM dedicato e li valida in tempo reale sulle anagrafiche di fornitori, articoli, listini e contratti, segnalando ogni scostamento come eccezione da gestire.
Quali anomalie e frodi riesce a rilevare?
Data Alchemy intercetta prezzi diversi dal listino concordato, sconti non previsti, fatture duplicate o reinviate, IBAN mai usati prima da quel fornitore, partite IVA non a sistema, fornitori non accreditati, quantità che non quadrano con ordine e DDT e totali o aliquote IVA non quadrati. Ogni anomalia viene classificata e segnalata con la motivazione del controllo non superato.
Come rileva le frodi nelle fatture?
Il rilevamento frodi si basa sul confronto con le anagrafiche e lo storico: la piattaforma riconosce se l'IBAN indicato è diverso da quello abitualmente usato da quel fornitore, se la partita IVA o il fornitore non sono accreditati a sistema, se i dati di pagamento sono stati modificati o se la stessa fattura è già stata registrata. Questi segnali bloccano il documento prima del pagamento.
Si integra con il gestionale (SAP, Zucchetti, TeamSystem)?
Sì. Le anagrafiche (fornitori, articoli, listini, contratti, condizioni di pagamento) vengono lette in tempo reale da SAP, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali tramite l'Agente AI installato presso di te (database, file CSV/JSON/TXT o API). Sono proprio queste anagrafiche a fornire il riferimento corretto su cui Data Alchemy riconosce le anomalie, e i documenti conformi vengono poi registrati direttamente nel gestionale.
Controlla tutti i documenti o solo un campione?
Tutti. A differenza del controllo manuale, che per tempo si limita a spuntare un campione di fatture, Data Alchemy esegue i controlli su ogni documento elaborato; con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 per due pagine. L'amministrazione non controlla più a campione ma gestisce soltanto le anomalie effettivamente segnalate dalla piattaforma.
Quanto costa il controllo automatico delle anomalie?
Data Alchemy funziona con un modello a licenze — Basic, Business ed Enterprise — più crediti a consumo, con preventivo su richiesta; per provare la piattaforma si parte dalla Demo (licenza Basic di prova). External fields e remote validation, che confrontano i documenti direttamente con l'ERP, sono inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Il confronto delle licenze è nella pagina prezzi; con il calcolatore ROI puoi stimare il risparmio sui tuoi volumi reali.
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