Acquisizione Automatica dei Documenti via Email
Data Alchemy esegue l'acquisizione automatica dei documenti via email: collega le caselle di Google Workspace e Microsoft 365, preleva da sola fatture, DDT, ordini e listini ricevuti come allegato, scarta spam e firme, estrae i dati con l'AI e li registra nel gestionale. Flusso end-to-end senza inoltro manuale, senza scaricare PDF, 99,8% di accuratezza in 3 secondi a documento.
Che cos'è l'acquisizione automatica dei documenti via email
L'acquisizione automatica dei documenti via email è il processo che preleva i documenti aziendali direttamente dalla posta elettronica, senza che nessuno debba aprire la casella, salvare gli allegati e caricarli a mano. La maggior parte dei documenti — fatture fornitori, DDT, conferme d'ordine, listini — arriva ancora via email come allegato PDF o XML. Data Alchemy si collega in modo nativo a Google Workspace (Gmail) e Microsoft 365 (Outlook/Exchange), monitora le caselle dedicate (es. fatture@, ordini@, ddt@), riconosce quali email contengono documenti reali e ne preleva gli allegati. Da lì il flusso prosegue da solo: un LLM dedicato a ogni modello di documento — oggi Claude AI, che nei nostri test ha superato GPT, Gemma e DeepSeek — estrae testata e righe, valida i dati sulle anagrafiche e li scrive in SAP, Zucchetti o TeamSystem. L'ufficio non scarica più allegati né inoltra email al gestionale: gestisce soltanto le eccezioni.
Quali email e documenti acquisisce automaticamente
Data Alchemy si collega alle caselle aziendali e distingue i documenti utili dal resto della posta, prelevando solo ciò che serve al gestionale.
Caselle e provider
- Google Workspace (Gmail) nativo via OAuth
- Microsoft 365 (Outlook / Exchange Online)
- Caselle dedicate: fatture@, ordini@, ddt@
- Più caselle e domini per società del gruppo
Tipi di documento
- Fatture fornitori (PDF, XML, FatturaPA)
- DDT e bolle di consegna
- Conferme e ricezioni d'ordine
- Listini, contratti e preventivi
Formati allegati
- PDF nativi e PDF scansionati (OCR)
- XML e FatturaPA
- Immagini (JPG, PNG) e fax digitali
- Allegati multipli e archivi compressi
Filtri intelligenti
- Scarto automatico di spam e newsletter
- Esclusione di firme, loghi e disclaimer
- Riconoscimento del documento nel corpo email
- Deduplica delle email reinviate
L'acquisizione documenti via email in 5 passi
Dalla casella di posta alla registrazione nel gestionale, Data Alchemy automatizza l'intero flusso senza inoltri manuali e senza scaricare allegati.
1. Collegamento della casella
Colleghi in modo sicuro le caselle di Google Workspace o Microsoft 365 via OAuth. Nessun client da installare: indichi quali indirizzi monitorare (es. fatture@, ordini@).
2. Monitoraggio e prelievo
La piattaforma controlla la posta in arrivo, riconosce le email che contengono documenti reali e ne preleva gli allegati, scartando spam, newsletter, firme e file non pertinenti.
3. Estrazione dei dati
Un LLM dedicato legge testata e righe di dettaglio ed estrae fornitore, importi, IVA, articoli, quantità e prezzi da PDF, XML e FatturaPA, senza template per mittente.
4. Validazione sulle anagrafiche
I dati estratti vengono confrontati in tempo reale con le anagrafiche del gestionale — fornitori, articoli, listini — e ogni scostamento o duplicato diventa un'eccezione segnalata.
5. Scrittura nel gestionale
I documenti conformi vengono registrati in SAP, Zucchetti o TeamSystem; quelli anomali restano in revisione. L'email di origine resta tracciata come allegato del documento.
Tutto ciò che serve per l'acquisizione documenti via email
Connettori nativi Google e Microsoft
Collegamento diretto a Gmail (Google Workspace) e Outlook/Exchange (Microsoft 365) via OAuth: nessun inoltro manuale, nessuna casella IMAP da configurare a mano.
Monitoraggio di più caselle
Monitora in parallelo caselle e domini diversi — fatture@, ordini@, ddt@ — anche per più società del gruppo, smistando ogni documento al flusso corretto.
Riconoscimento dei documenti reali
L'AI distingue le email con documenti da spam, newsletter e firme, e riconosce il documento sia in allegato sia nel corpo del messaggio, senza regole da mantenere.
Estrazione e validazione integrate
L'acquisizione non si ferma al prelievo: gli allegati vengono subito estratti, validati sulle anagrafiche e scritti nel gestionale, in un unico flusso end-to-end.
Deduplica e tracciabilità
Le email reinviate vengono deduplicate e ogni documento conserva il riferimento al messaggio di origine, mittente e data, per audit e controllo di gestione.
Pay-per-use senza abbonamento
Si paga a consumo, da 0,50 €/documento a 0,35 €/documento, senza canone mensile né impegno minimo: paghi solo i documenti che l'AI acquisisce ed elabora.
Il ROI dell'acquisizione automatica via email
Eliminare il prelievo manuale degli allegati azzera un'attività ripetitiva e accorcia i tempi tra arrivo del documento e registrazione. Ecco l'impatto tipico misurato dai nostri clienti.
allegati scaricati e inoltrati a mano dall'ufficio
accuratezza nell'estrazione dei dati dai documenti acquisiti
per documento, dal prelievo dalla casella alla registrazione
monitoraggio della posta, anche fuori orario e nei weekend
Soluzioni collegate all'acquisizione via email
Estrazione dati da fatture
Lettura AI di testata e righe da PDF, XML e FatturaPA, con controllo duplicati e validazione sull'anagrafica.
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La soluzione per l'ufficio amministrazione: registra fatture e scritture senza reinserimento, con validazione sul gestionale.
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Confronto dei documenti con le anagrafiche ERP per rilevare duplicati, prezzi fuori contratto e IBAN sospetti.
Scopri di più →Domande frequenti sull'acquisizione documenti via email
Che cos'è l'acquisizione automatica dei documenti via email?
È il processo che preleva i documenti aziendali — fatture, DDT, ordini, listini — direttamente dalla posta elettronica, senza che nessuno debba aprire la casella, salvare gli allegati e caricarli a mano. Data Alchemy si collega a Google Workspace e Microsoft 365, riconosce le email che contengono documenti reali, ne estrae i dati con l'AI e li registra nel gestionale.
Con quali provider di posta si integra?
Data Alchemy si collega in modo nativo a Google Workspace (Gmail) e Microsoft 365 (Outlook / Exchange Online) tramite OAuth, senza installare client locali. Puoi monitorare più caselle e domini contemporaneamente — ad esempio fatture@, ordini@, ddt@ — anche per più società del gruppo.
Come distingue i documenti dallo spam e dalle email normali?
L'AI analizza ogni email in arrivo e riconosce quali contengono documenti reali, scartando spam, newsletter, firme, loghi e disclaimer. Riconosce il documento sia come allegato (PDF, XML, FatturaPA, immagini) sia all'interno del corpo del messaggio, e deduplica le email reinviate, così nel gestionale arriva solo ciò che serve.
I documenti acquisiti finiscono direttamente nel gestionale?
Sì. L'acquisizione via email è solo il primo passo di un flusso end-to-end: gli allegati prelevati vengono estratti da un LLM dedicato, validati sulle anagrafiche di fornitori, articoli e listini e scritti direttamente in SAP, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali tramite connettori nativi, API REST, webhook e accesso SQL. I documenti anomali restano in revisione.
L'email di origine resta tracciata?
Sì. Ogni documento conserva il riferimento al messaggio di origine — mittente, data e allegato — così l'email resta consultabile per audit e controllo di gestione. Le email reinviate vengono deduplicate per evitare doppie registrazioni dello stesso documento.
Quanto costa l'acquisizione automatica via email?
Data Alchemy usa un modello pay-per-use trasparente: da 0,50 €/documento del piano Starter fino a 0,35 €/documento del piano Corporate. Nessun abbonamento mensile, nessun impegno minimo — paghi solo i documenti che l'AI acquisisce ed elabora. Con il calcolatore ROI puoi stimare il risparmio sui tuoi volumi reali.
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