Acquisizione automatica dei documenti via email
Per portare nel gestionale i documenti che arrivano via email senza aprirli a mano servono tre pezzi: un servizio che legge le caselle aziendali e preleva gli allegati, un motore AI che estrae testata e righe e le valida sulle anagrafiche, e un'integrazione che scrive il record nell'ERP lasciando all'ufficio solo le eccezioni. È il flusso che Gruppo Montenegro usa in produzione per gli ordini dei clienti, che arrivano via email ognuno nel formato del cliente (caso completo più sotto).
Data Alchemy acquisisce automaticamente i documenti che arrivano via email con il Servizio mail, installato presso di te: le caselle aziendali e le loro credenziali restano nel tuo perimetro, non sui server cloud di Data Alchemy. Il servizio gestisce più caselle da un'interfaccia grafica e invia alla piattaforma solo le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — che da lì vengono estratte, validate e registrate nel gestionale. Disponibile nelle licenze Business ed Enterprise.
Il Servizio mail: installato presso di te, perché le email sono dati sensibili
Le email contengono dati sensibili, e le credenziali delle caselle sono le chiavi per leggerle. Per questo il Servizio mail di Data Alchemy si installa presso il cliente (on-premise), nella sua infrastruttura: caselle e credenziali restano nel tuo perimetro, non sui server cloud di Data Alchemy. Il servizio gestisce più caselle, si configura da un'interfaccia grafica e invia a Data Alchemy per l'elaborazione solo le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT.
Email e credenziali nel tuo perimetro
Il servizio gira nella tua infrastruttura: le credenziali delle caselle non vengono affidate ai server cloud di Data Alchemy e la posta resta dove è oggi.
Più caselle, un solo servizio
Un'unica installazione gestisce più caselle aziendali — per esempio fatture@, ordini@, ddt@ — senza cambiare gli indirizzi a cui scrivono fornitori e clienti.
Interfaccia grafica di configurazione
Caselle e modelli si configurano da un'interfaccia grafica, senza script né file di configurazione da modificare a mano.
Solo le email che corrispondono a un modello
Alla piattaforma arrivano solo le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — e da lì seguono il flusso di estrazione e validazione. Il resto della posta non lascia la casella.
Il Servizio mail è disponibile dalla licenza Business in su: è compreso nelle licenze Business ed Enterprise, non nella Basic. Confronta le licenze nella pagina prezzi e licenze.
L'interfaccia grafica del Servizio mail
Caselle, regole di instradamento e modello Data Alchemy di destinazione si gestiscono da un'interfaccia grafica, installata insieme al servizio nella tua infrastruttura. Le regole si scrivono in linguaggio naturale.
Che cos'è l'acquisizione automatica dei documenti via email
L'acquisizione automatica dei documenti via email è il processo che porta i documenti aziendali dalla posta elettronica al gestionale, senza che nessuno debba aprire la casella, salvare gli allegati e caricarli a mano. La maggior parte dei documenti — fatture fornitori, DDT, conferme d'ordine, listini — arriva ancora via email come allegato PDF o XML. Con Data Alchemy questo passaggio è affidato al Servizio mail, installato nella tua infrastruttura: legge le caselle che configuri (es. fatture@, ordini@, ddt@) e invia alla piattaforma le email che corrispondono a un modello. Da lì il flusso prosegue da solo: un LLM dedicato a ogni modello di documento — Claude di Anthropic (il motore che proponiamo di default), GPT di OpenAI, Data Alchemy AI (il modello proprietario di Data Alchemy, su server e GPU proprietari in Italia) oppure un modello LLM compatibile tramite i provider di inferenza europei Scaleway e Seeweb Regolo.ai, con un abbonamento del cliente — estrae testata e righe, valida i dati sulle anagrafiche e li scrive in SAP, Zucchetti o TeamSystem. L'ufficio non scarica più allegati né inoltra email al gestionale: gestisce soltanto le eccezioni.
Quali email e documenti acquisisce automaticamente
Il Servizio mail lavora sulle caselle aziendali che indichi e passa alla piattaforma solo le email che corrispondono a un modello, cioè quelle che servono al gestionale.
Caselle
- Caselle email aziendali, lette dal servizio on-premise
- Più caselle: fatture@, ordini@, ddt@
- Configurazione da interfaccia grafica
- Credenziali custodite nella tua infrastruttura
Tipi di documento
- Fatture fornitori (PDF, XML, FatturaPA)
- DDT e bolle di consegna
- Conferme e ricezioni d'ordine
- Listini, contratti e preventivi
Formati allegati
- PDF nativi e PDF scansionati (OCR)
- XML e FatturaPA
- Immagini (JPG, PNG) e fax digitali
- Allegati multipli e archivi compressi
Instradamento per modello
- Solo le email che corrispondono a un modello
- Modelli per fatture, ordini e DDT
- Spam e newsletter restano in casella
- Deduplica delle email reinviate
L'acquisizione documenti via email in 5 passi
Dalla casella di posta alla registrazione nel gestionale, senza inoltri manuali e senza scaricare allegati. Il primo passo avviene nella tua infrastruttura, i successivi sulla piattaforma.
1. Lettura delle caselle, presso di te
Il Servizio mail, installato on-premise, legge le caselle configurate dall'interfaccia grafica. Caselle e credenziali restano nel tuo perimetro.
2. Instradamento per modello
Le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — vengono inviate a Data Alchemy per l'elaborazione. Il resto della posta non lascia la casella.
3. Estrazione dei dati
Un LLM dedicato legge testata e righe di dettaglio ed estrae fornitore, importi, IVA, articoli, quantità e prezzi da PDF, XML e FatturaPA, senza template per mittente.
4. Validazione sulle anagrafiche
I dati estratti vengono confrontati in tempo reale con le anagrafiche del gestionale — fornitori, articoli, listini — e ogni scostamento o duplicato diventa un'eccezione segnalata.
5. Scrittura nel gestionale
I documenti conformi vengono registrati in SAP, Zucchetti o TeamSystem; quelli anomali restano in revisione. L'email di origine resta tracciata come allegato del documento.
Tutto ciò che serve per l'acquisizione documenti via email
Servizio mail on-premise
Il servizio si installa presso il cliente: caselle e credenziali restano nel perimetro aziendale e non vengono affidate ai server cloud di Data Alchemy.
Gestione di più caselle
Un'unica installazione gestisce più caselle aziendali — fatture@, ordini@, ddt@ — e smista ogni email al modello corretto.
Interfaccia grafica
Caselle e modelli di instradamento si configurano da un'interfaccia grafica, senza sviluppo e senza file di configurazione da modificare a mano.
Instradamento per modello
Alla piattaforma arrivano solo le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT —: newsletter, spam e posta ordinaria restano in casella.
Estrazione e validazione integrate
Le email instradate vengono subito elaborate: gli allegati sono estratti, validati sulle anagrafiche e scritti nel gestionale, in un unico flusso end-to-end.
Deduplica e tracciabilità
Le email reinviate vengono deduplicate e ogni documento conserva il riferimento al messaggio di origine, mittente e data, per audit e controllo di gestione.
Come collegare la casella email al gestionale, passo per passo
Con l'Agente AI il collegamento all'ERP richiede 2–5 giorni lavorativi, se non servono integrazioni custom. Questi sono i sei passaggi, nell'ordine in cui vanno fatti: saltare il primo è l'errore che manda fuori strada la maggior parte dei progetti.
Crea una casella dedicata e comunicala ai fornitori
Una casella come fatture@, ordini@ o ddt@ è il punto di ingresso unico. Comunicala ai fornitori e ai clienti che oggi scrivono alle caselle personali e imposta una regola di inoltro automatico da quelle caselle verso quella dedicata, così il flusso non dipende da chi è in ferie. Finché i documenti restano sparsi su tre indirizzi personali, l'automazione copre solo una parte del volume.
Installa il Servizio mail nella tua infrastruttura
Il Servizio mail si installa presso di te, on-premise. È la scelta che tiene le caselle email — dati sensibili — e le loro credenziali nel tuo perimetro: i server cloud di Data Alchemy non accedono alla posta e ricevono soltanto le email che corrispondono a un modello.
Configura le caselle dall'interfaccia grafica
Dall'interfaccia grafica del servizio si indicano le caselle da gestire — anche più di una, per esempio una per reparto o per società del gruppo — mantenendo separati i flussi documentali di ciascuna.
Definisci i modelli di instradamento
Si stabilisce quali email corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — e vanno quindi inviate a Data Alchemy per l'elaborazione. Le email che non corrispondono a nessun modello restano in casella. In questa fase si definisce anche come trattare gli allegati multipli e le email che ne contengono di tipi diversi.
Mappa i campi sul gestionale e attiva la validazione
È il passaggio che, con l'Agente AI e senza integrazioni custom, richiede 2–5 giorni lavorativi: mappatura dei campi estratti sui campi dell'ERP, righe di dettaglio comprese, collegamento alle anagrafiche di fornitori e articoli per la validazione in tempo reale, definizione delle soglie di tolleranza e attivazione del controllo duplicati sulle email reinviate.
Vai in produzione in parallelo e misura
Per due o tre settimane il flusso automatico gira accanto a quello manuale sugli stessi messaggi, così da confrontare ogni registrazione e affinare modelli e soglie sui casi reali. Poi si spegne il flusso manuale e si misura: percentuale di email intercettate, documenti registrati senza intervento, minuti risparmiati per documento.
Nessuno di questi passaggi richiede sviluppo software da parte tua: il lavoro tecnico si esaurisce nell'installazione del Servizio mail nella tua infrastruttura, nella configurazione di caselle e modelli dall'interfaccia grafica e nella mappatura, fatta insieme al nostro team e al consulente che segue il tuo gestionale.
Quattro modi di portare gli allegati dall'email al gestionale
Chi cerca di automatizzare questo passaggio prova quasi sempre le prime tre strade prima di arrivare alla quarta. Vale la pena sapere in anticipo dove si fermano.
| Salvataggio manuale | Regole di posta e cartelle condivise | Automazioni no-code | Servizio mail + piattaforma IDP | |
|---|---|---|---|---|
| Cosa fa | Una persona apre la mail, salva l'allegato, lo rinomina e lo carica | Le email vengono smistate automaticamente in cartelle o su un drive condiviso | Un flusso tipo Zapier o Power Automate copia l'allegato in una cartella o in un sistema | Il Servizio mail, installato presso di te, invia a Data Alchemy le email che corrispondono a un modello; la piattaforma estrae, valida e registra nel gestionale |
| Cosa resta da fare a mano | Tutto: lettura, digitazione, validazione, registrazione | Tutto tranne lo smistamento: il file è ordinato ma i dati non esistono ancora | Lettura e digitazione: il file si è spostato, i dati no | Solo la revisione delle eccezioni segnalate |
| Riconosce spam e firme | Lo fa la persona | No: loghi e disclaimer finiscono nella cartella come allegati | Solo con regole rigide sul mittente o sull'oggetto | Sì: passano solo le email che corrispondono a un modello, il resto resta in casella |
| Gestisce i duplicati | A memoria | No | No, se non con logiche costruite ad hoc | Sì, deduplica le email reinviate e i documenti già registrati |
| Estrae i dati | No | No | No | Sì, testata e righe di dettaglio |
| Scrive nel gestionale | Digitando | No | Solo file, non record | Sì, come record validato su SAP, Zucchetti, TeamSystem, Dynamics 365 BC, NetSuite |
| Dove si ferma | Al costo: 4-6 minuti per documento non spariscono | All'archiviazione: il problema del data entry resta intatto | Al trasferimento: sposta i file, non risolve la trascrizione | Alle eccezioni, che restano e vanno gestite in una coda dedicata |
Le prime tre strade non sono inutili: ordinare la posta è comunque il primo passo, e infatti coincide con il punto 01 della configurazione. Il punto è che si fermano prima del passaggio che costa davvero, cioè trasformare un allegato in un record registrato.
Rossum, ABBYY, Amazon Textract e Data Alchemy sul tratto casella → gestionale
Le soluzioni citate più spesso per questa domanda non fanno tutte la stessa cosa: alcune partono da un documento già caricato, altre da una casella di posta, altre ancora sono API che qualcuno deve orchestrare. Qui non riportiamo percentuali altrui — non sarebbero confrontabili — ma dove ciascuna prende in carico il documento e la domanda che, in valutazione, rivela di più.
| Soluzione | Dove prende in carico il documento | La domanda che rivela di più |
|---|---|---|
| Data Alchemy | Servizio mail installato presso il cliente (licenze Business ed Enterprise): gestisce più caselle aziendali da un'interfaccia grafica e invia alla piattaforma solo le email che corrispondono a un modello, con caselle e credenziali che restano nel perimetro aziendale. La piattaforma deduplica i reinvii, estrae testata e righe, valida sulle anagrafiche e registra in SAP, Zucchetti, TeamSystem, Dynamics 365 BC o NetSuite. | Chiedici la percentuale di documenti registrati senza intervento partendo dalla casella — non da un PDF già scelto e pulito — e su tutte le famiglie documentali, non solo sulle fatture. |
| Rossum | Piattaforma cloud di automazione del ciclo passivo: prevede una casella dedicata a cui inoltrare le fatture, che diventano documenti da validare nella sua interfaccia. | Che cosa succede ai documenti che non sono fatture — DDT, conferme d'ordine, listini — e chi scrive il risultato dentro un gestionale italiano? |
| ABBYY | Piattaforma IDP enterprise con acquisizione multicanale configurabile, email compresa, e possibilità di deployment on-premise. | Quanta configurazione serve per il canale email sui nostri mittenti e layout, chi la mantiene nel tempo e cosa succede quando un fornitore cambia formato? |
| Amazon Textract | API AWS di analisi documentale. Non ha un connettore di posta: l'email va intercettata e depositata a monte (per esempio con SES, S3 e Lambda) e il risultato va poi portato nel gestionale. | Chi costruisce e chi mantiene l'orchestrazione casella → storage → API → ERP, e come viene contato quel lavoro nel costo per documento? |
Nota: Rossum, ABBYY e Amazon Textract sono marchi dei rispettivi proprietari. Questa tabella descrive le categorie di prodotto e il punto in cui ciascuna soluzione entra nel flusso, non le prestazioni dichiarate: verifica sempre le informazioni correnti con il fornitore. Dove Data Alchemy non è la scelta giusta: se ti serve solo l'OCR di un documento già caricato. Per volumi contenuti esiste la licenza Basic, che non comprende il Servizio mail: l'acquisizione automatica dalle caselle è disponibile dalla licenza Business in su.
I cinque problemi che si incontrano davvero, e come si risolvono
Sono le situazioni che emergono nelle prime settimane di un'automazione della posta. Vale la pena conoscerle prima, perché ognuna ha una soluzione precisa e nessuna richiede di tornare al lavoro manuale.
| Situazione | Perché succede | Come si risolve |
|---|---|---|
| I fornitori scrivono ancora alle caselle personali | Il contatto storico è una persona, non un indirizzo aziendale, e cambiarlo richiede tempo. | Regola di inoltro automatico dalle caselle personali a quella dedicata, più una comunicazione ai primi venti fornitori per numero di documenti, che di solito coprono il 70-80% del volume. |
| Una email contiene dieci allegati diversi | Il fornitore invia in un unico messaggio fatture, DDT e comunicazioni non documentali. | Ogni allegato viene valutato singolarmente e classificato per tipo documentale: fatture e DDT entrano nei rispettivi flussi, il resto viene scartato senza bloccare il messaggio. |
| Lo stesso documento arriva due volte | Il fornitore reinvia il messaggio, oppure lo stesso documento arriva sia via email sia dal portale. | Controllo duplicati a monte della scrittura su numero, data, fornitore e importo, con deduplica anche delle email reinviate: il secondo arrivo viene collegato al primo invece di generare una nuova registrazione. |
| Il documento è nel corpo dell'email, non allegato | Ordini e conferme vengono spesso scritti direttamente nel testo del messaggio. | Il riconoscimento non si limita agli allegati: il corpo del messaggio viene analizzato come documento a sé, con la stessa estrazione di testata e righe. |
| Serve risalire all'email originale mesi dopo | Una contestazione o un audit richiedono di dimostrare quando e da chi è arrivato un documento. | Ogni documento conserva il riferimento al messaggio di origine — mittente, data, allegato — così l'email resta consultabile e collegata alla registrazione contabile. |
Il ROI dell'acquisizione automatica via email
Eliminare il salvataggio manuale degli allegati azzera un'attività ripetitiva e accorcia i tempi tra arrivo del documento e registrazione. Ecco i numeri di riferimento di Data Alchemy, gli stessi della home.
allegati scaricati e inoltrati a mano dall'ufficio
accuratezza con Claude nell'estrazione dei dati dai documenti acquisiti
Per documento di 1 pagina (Claude Sonnet)
credenziali delle caselle affidate ai server cloud di Data Alchemy
Agribologna: circa 130.000 documenti l'anno, senza data entry
Agribologna è una cooperativa ortofrutticola dell'Emilia-Romagna. DDT, ordini clienti, rettifiche di prezzo e quantità e fatture passive entrano nel flusso automatico ed escono registrati nel gestionale AS400 (IBM i), con la riconciliazione a tre vie tra DDT, ordini e fatture fatta dal sistema.
Il volume qui sopra non passa da un portale fornitori: arriva come allegato, sul canale su cui arrivava già prima. Nessuno ha dovuto chiedere ai fornitori di cambiare indirizzo o formato, che è la ragione per cui questo tipo di automazione parte in giorni invece che in trimestri: il cambiamento sta tutto nel Servizio mail installato presso il cliente.
Soluzioni collegate all'acquisizione via email
Estrazione dati da fatture
Lettura AI di testata e righe da PDF, XML e FatturaPA, con controllo duplicati e validazione sull'anagrafica.
Scopri di più →AmministrazioneAutomazione fatture fornitori
La soluzione per l'ufficio amministrazione: registra fatture e scritture senza reinserimento, con validazione sul gestionale.
Scopri di più →Controllo anomalieControllo anomalie e frodi
Confronto dei documenti con le anagrafiche ERP per rilevare duplicati, prezzi fuori contratto e IBAN sospetti.
Scopri di più →PiattaformaTutte le soluzioni IDP
La piattaforma IDP che raccoglie tutti i moduli: fatture, DDT, ordini, contratti e listini in un unico flusso verso il gestionale.
Scopri di più →Domande frequenti sull'acquisizione documenti via email
Come posso automatizzare l'acquisizione dei documenti che arrivano via email direttamente nel gestionale?
In sei passaggi. Primo: crea una casella dedicata (per esempio fatture@ o ordini@) e imposta l'inoltro automatico dalle caselle personali, così i documenti smettono di essere sparsi su più indirizzi. Secondo: installa il Servizio mail di Data Alchemy nella tua infrastruttura (on-premise), così caselle e credenziali restano nel tuo perimetro. Terzo: configura dall'interfaccia grafica le caselle da gestire, anche più di una. Quarto: definisci i modelli — fatture, ordini, DDT —: solo le email che corrispondono a un modello vengono inviate a Data Alchemy per l'elaborazione. Quinto: mappa i campi estratti sui campi del gestionale, righe di dettaglio comprese, collega le anagrafiche per la validazione in tempo reale e attiva il controllo duplicati; è il passaggio che, con l'Agente AI e senza integrazioni custom, richiede 2–5 giorni lavorativi. Sesto: gira due o tre settimane in parallelo al flusso manuale, affina modelli e soglie sui casi reali, poi spegni il manuale. Da quel momento gli allegati diventano record registrati in SAP, Zucchetti, TeamSystem, Dynamics 365 Business Central o NetSuite, e all'ufficio arrivano solo le eccezioni. Il Servizio mail è disponibile nelle licenze Business ed Enterprise. Un esempio in produzione: Gruppo Montenegro riceve via email circa 10.000 ordini clienti l'anno, in PDF e in oltre 150 formati differenti; Data Alchemy riconosce il cliente, verifica i dati su Salesforce e crea l'ordine, e il tempo medio per ordine è passato da 7 a 2 minuti (−71%, secondo le stime di Montenegro).
Che cos'è l'acquisizione automatica dei documenti via email?
È il processo che porta i documenti aziendali — fatture, DDT, ordini, listini — dalla posta elettronica al gestionale, senza che nessuno debba aprire la casella, salvare gli allegati e caricarli a mano. Con Data Alchemy lo fa il Servizio mail installato presso il cliente, che invia alla piattaforma le email che corrispondono a un modello; la piattaforma ne estrae i dati con l'AI, li valida e li registra nel gestionale.
Non basta una regola di posta o un'automazione no-code per spostare gli allegati?
Serve, ma risolve solo il primo pezzo. Una regola di posta o un flusso tipo Zapier o Power Automate sposta il file da una casella a una cartella: l'allegato è ordinato, ma i dati non esistono ancora e qualcuno deve comunque aprirlo e digitarlo. Con il Servizio mail e la piattaforma IDP si va oltre: le email che corrispondono a un modello vengono elaborate, i dati di testata e righe estratti, validati contro le anagrafiche del gestionale, i duplicati intercettati e il record scritto nell'ERP, lasciando all'operatore solo le eccezioni. La differenza in ore di lavoro è tutta lì.
Dove restano le email e le credenziali delle caselle?
Nel tuo perimetro. Il Servizio mail si installa presso il cliente (on-premise): le caselle e le loro credenziali restano nella tua infrastruttura e non vengono affidate ai server cloud di Data Alchemy. Alla piattaforma vengono inviate solo le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — per essere elaborate; il resto della posta non lascia la casella.
Quante caselle può gestire il Servizio mail e come si configura?
Il Servizio mail gestisce più caselle aziendali — per esempio fatture@, ordini@, ddt@ — con un'unica installazione. Caselle e modelli di instradamento si configurano da un'interfaccia grafica, senza script né file di configurazione da modificare a mano.
Come distingue i documenti dallo spam e dalle email normali?
Attraverso i modelli: il Servizio mail invia a Data Alchemy solo le email che corrispondono a un modello configurato — fatture, ordini, DDT —, mentre spam, newsletter e posta ordinaria restano in casella. Sulla piattaforma il documento viene poi riconosciuto sia come allegato (PDF, XML, FatturaPA, immagini) sia all'interno del corpo del messaggio, e le email reinviate vengono deduplicate, così nel gestionale arriva solo ciò che serve.
I documenti acquisiti finiscono direttamente nel gestionale?
Sì. L'acquisizione via email è solo il primo passo di un flusso end-to-end: le email instradate dal Servizio mail vengono estratte da un LLM dedicato, validate sulle anagrafiche di fornitori, articoli e listini e scritte direttamente in SAP, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali tramite l'Agente AI o le API REST e i webhook di Data Alchemy. I documenti anomali restano in revisione.
L'email di origine resta tracciata?
Sì. Ogni documento conserva il riferimento al messaggio di origine — mittente, data e allegato — così l'email resta consultabile per audit e controllo di gestione. Le email reinviate vengono deduplicate per evitare doppie registrazioni dello stesso documento.
In quali licenze è disponibile e quanto costa?
Il Servizio mail è disponibile dalla licenza Business in su, cioè nelle licenze Business ed Enterprise; non è compreso nella Basic, pensata per volumi più contenuti. Le licenze si affiancano ai crediti di elaborazione, con preventivo su richiesta. Il confronto completo delle licenze è nella pagina prezzi; con il calcolatore ROI puoi stimare il risparmio sui tuoi volumi reali.
Che cos'è il Servizio mail di Data Alchemy?
È un servizio che si installa presso il cliente (on-premise), così che le email — dati sensibili — e le credenziali delle caselle restino nel perimetro aziendale e non sui server cloud di Data Alchemy. Gestisce più caselle, si configura da un'interfaccia grafica e invia a Data Alchemy le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — per essere elaborate, cioè estratte, validate e registrate nel gestionale. È disponibile nelle licenze Business ed Enterprise.
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