Chi è Gruppo Montenegro
Gruppo Montenegro nasce a Bologna nel 1885, quando Stanislao Cobianchi avvia la propria attività di liquorista. Oggi è una realtà imprenditoriale italiana leader nei settori alimentare e delle bevande alcoliche, con sede a Zola Predosa (BO). Il portafoglio comprende marchi che fanno parte della cultura italiana: Amaro Montenegro, Vecchia Romagna, Rosso Antico, Bonomelli, Cannamela, Cuore e Polenta Valsugana, oltre a Select Aperitivo e al rum Pampero, acquisito da Diageo nel 2024. Oltre a cinque stabilimenti produttivi in Italia, il Gruppo distribuisce i propri prodotti in più di 70 Paesi.
Una realtà con oltre 140 anni di storia che ha scelto di investire nell'Intelligenza Artificiale applicata ai processi aziendali.
Il problema
Ogni azienda che vende attraverso la GDO, l'Ho.Re.Ca. o grandi clienti conosce bene la situazione: gli ordini arrivano via mail, in PDF, e ogni cliente usa il proprio formato. Qualcuno deve aprirli, leggerli e ricopiarli a mano nel gestionale.
In Gruppo Montenegro questo lavoro ricadeva sui Key Account Manager. I numeri danno la misura del problema: circa 10.000 ordini l'anno, in oltre 150 formati differenti, con un tempo medio di inserimento di 7 minuti per ordine. Tempo sottratto alla relazione con il cliente e, come in ogni attività di data entry, esposto a errori che si traducono in resi e note di credito.
Il Team Digital Innovation di Montenegro ha scelto Data Alchemy, la nostra piattaforma di Intelligent Document Processing, per eliminare questo passaggio manuale.
Come funziona il flusso
Il punto di forza del progetto non è la sola estrazione dei dati dal PDF, ma l'integrazione nativa con Salesforce, che trasforma un documento in un ordine validato e assegnato alla persona giusta:
- 01
Ricezione. Data Alchemy riceve direttamente le mail contenenti gli ordini dei clienti.
- 02
Riconoscimento del cliente. Tramite Large Language Model e Computer Vision, la piattaforma legge il documento allegato e identifica il cliente, indipendentemente dal formato.
- 03
Verifica su Salesforce. Grazie al connettore nativo, i dati estratti vengono confrontati con quelli presenti in Salesforce: codice cliente, listino, codici articolo, prezzi e responsabile commerciale.
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Assegnazione. Il documento elaborato viene associato al Key Account Manager di riferimento, che è l'unico a vederlo all'interno di Data Alchemy.
- 05
Gestione delle eccezioni. Se nell'ordine mancano informazioni, il sistema invia una notifica di completamento al responsabile, che interviene solo dove serve.
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Creazione dell'ordine. Una volta completo, l'ordine viene inviato automaticamente a Salesforce.
Il KAM passa così dal ruolo di operatore di data entry a quello di supervisore: controlla, integra se necessario, e il resto avviene in automatico.
Un collega che lavora H24, 365 giorni l'anno
Gli ordini non arrivano solo in orario d'ufficio. Molti clienti li inviano la sera, nel weekend o nelle prime ore del mattino, e fino a ieri quei documenti si accumulavano in casella in attesa che qualcuno li lavorasse.
Data Alchemy non ha orari: elabora gli ordini nel momento stesso in cui arrivano, 24 ore su 24, 365 giorni l'anno. Quando i Key Account Manager arrivano al lavoro nell'orario concordato, trovano gli ordini completi già caricati su Salesforce e, nella propria area riservata, solo quelli che richiedono un'integrazione. Nessun arretrato da smaltire il lunedì mattina, nessuna giornata che parte in ritardo.
Il risultato è un flusso più regolare lungo tutta la catena: gli ordini entrano a sistema prima, la logistica può pianificare prima, le persone iniziano la giornata dedicandosi da subito alle attività a valore.
I benefici operativi
Secondo le stime di Montenegro, il tempo medio per ordine passa da 7 a 2 minuti, una riduzione del 71%.
Il cambiamento non riguarda solo la velocità. Cambia la natura stessa dell'attività: il Key Account Manager non trascrive più dati, ma verifica e integra quando serve. L'attenzione si sposta dall'operatività ripetitiva alla relazione con il cliente, che è il lavoro per cui quella figura esiste.
Qualità del dato
La trascrizione manuale, per quanto accurata, comporta inevitabilmente errori: un codice articolo sbagliato, un prezzo non allineato al listino, una quantità invertita. Ogni errore si propaga a valle, generando resi, note di credito e rilavorazioni logistiche.
Con Data Alchemy i dati estratti vengono confrontati in automatico con quelli presenti in Salesforce prima di generare l'ordine. Il controllo non dipende più dall'attenzione di chi digita in un momento di picco, ma è sistematico e applicato a ogni documento allo stesso modo. Dove il dato non è completo, il sistema si ferma e segnala, invece di ipotizzare.
Una soluzione che scala
Il processo è indipendente dal formato del documento e dal volume: i 150 formati di partenza non richiedono 150 configurazioni, e un picco stagionale di ordini non si traduce in un picco di lavoro manuale né in code di elaborazione. La stessa logica di estrazione, verifica e instradamento può essere applicata ad altre tipologie di documento che condividono lo stesso schema (conferme d'ordine, DDT, fatture passive), riutilizzando l'integrazione già in esercizio.
Cosa ci insegna questo progetto
L'AI generativa crea valore reale quando non resta un esperimento isolato, ma si innesta nei sistemi che l'azienda usa già. Leggere un PDF oggi è relativamente semplice; ciò che fa la differenza è verificare i dati contro anagrafica, listini e codici articolo, instradare il documento alla persona corretta e chiudere il ciclo fino all'ordine in Salesforce, senza soluzione di continuità.
Un ringraziamento al Team Digital Innovation di Gruppo Montenegro per la fiducia e la collaborazione in ogni fase del progetto.