Glossario IDP: i termini dell'automazione documentale
Le sigle che ricorrono quando si parla di automazione dei documenti aziendali — IDP, OCR, RPA, DDT, SDI, three-way matching — vengono spesso usate come sinonimi, ma indicano cose diverse. Qui trovi 20 definizioni brevi, in ordine alfabetico, ognuna con il rimando alla pagina che tratta l'argomento per esteso.
Anagrafica fornitori
L'archivio del gestionale che contiene i dati identificativi di ogni fornitore: ragione sociale, partita IVA, codice fornitore, condizioni di pagamento e coordinate bancarie. Nell'IDP è il riferimento contro cui i dati estratti da una fattura vengono validati prima della registrazione. Se il fornitore letto sul documento non trova riscontro in anagrafica, il documento diventa un'eccezione da controllare invece di una registrazione automatica.
Integrazione ERPAPI REST
Un'interfaccia che permette a due sistemi di scambiarsi dati via HTTP usando risorse identificate da URL e i verbi standard del protocollo. È il modo più comune per far comunicare una piattaforma IDP con un gestionale: si invia un documento con una POST e si recupera il JSON strutturato con una GET. Le API REST di Data Alchemy sono versionate e autenticate con una API key.
API per sviluppatoriCiclo passivo
L'insieme dei processi amministrativi che vanno dall'ordine d'acquisto al pagamento del fornitore, passando per la ricezione della merce e la registrazione della fattura. È il processo dove il data entry manuale pesa di più, perché ogni documento passa da più uffici. L'automazione del ciclo passivo è il caso d'uso principale dell'IDP nelle PMI.
Automazione del ciclo passivoCMR
La lettera di vettura internazionale prevista dalla convenzione CMR, che accompagna le merci trasportate su strada tra Paesi diversi. Riporta mittente, destinatario, vettore, descrizione della merce e riserve alla consegna. Per la logistica è un documento da leggere e riconciliare con l'ordine, non solo da archiviare.
IDP per la logisticaDDT (Documento di Trasporto)
Il documento che accompagna la merce dal mittente al destinatario e ne certifica la consegna, con articoli, quantità e riferimenti all'ordine. In contabilità fornitori è il terzo elemento del three-way matching: senza il DDT non si può verificare che la merce fatturata sia stata davvero ricevuta.
Automazione dei DDTDMS (Document Management System)
Un sistema di gestione documentale che archivia, versiona e rende ricercabili i file aziendali. Risponde alla domanda «dove si trova quel documento», non a «quali dati contiene». Un DMS e un IDP non sono alternativi: il primo conserva il documento, il secondo ne estrae i dati e li scrive nel gestionale.
Cos'è l'IDPERP
Il sistema gestionale che tiene insieme contabilità, magazzino, acquisti e vendite di un'azienda — in Italia tipicamente SAP, Zucchetti o TeamSystem. È la destinazione finale dei dati estratti da un IDP: l'automazione ha valore solo se il dato arriva registrato nell'ERP, non se resta in un file a parte.
Integrazione con l'ERPEstrazione dati
Il passaggio che trasforma il contenuto di un documento in campi strutturati: fornitore, numero, data, imponibile, IVA e righe di dettaglio. Nell'IDP l'estrazione è affidata a un LLM che interpreta il documento invece di cercare i valori in posizioni prefissate, quindi funziona anche su layout mai visti prima.
Estrazione dati dalle fattureF24
Il modello unificato con cui in Italia si versano imposte, contributi e tributi locali, compensando eventuali crediti. È un documento a struttura fissa ma densa di codici tributo, che negli studi commercialisti viene trattato in grandi volumi e si presta bene all'acquisizione automatica dei dati.
IDP per studi commercialistiFatturaPA
Il formato XML obbligatorio della fattura elettronica italiana, con una struttura definita dall'Agenzia delle Entrate. Essendo già strutturato non richiede estrazione, ma richiede comunque validazione contro le anagrafiche e riconciliazione con ordini e DDT prima della registrazione.
FatturaPA e fatturazione elettronicaIDP (Intelligent Document Processing)
L'elaborazione intelligente dei documenti: una tecnologia AI che cattura, estrae e valida i dati dai documenti aziendali e li scrive nel gestionale, senza template e senza inserimento manuale. È il termine che copre l'intera catena, dall'acquisizione del documento alla registrazione del record.
Cos'è l'Intelligent Document ProcessingLLM (Large Language Model)
Un modello linguistico di grandi dimensioni, addestrato a comprendere e generare testo. Applicato ai documenti aziendali, è ciò che permette di riconoscere che un numero è l'imponibile e un altro è l'IVA senza che nessuno lo abbia dichiarato in un template. Data Alchemy assegna a ogni modello documentale l'LLM più adatto.
La tecnologia multi-motoreNota di credito
Il documento che storna, in tutto o in parte, una fattura già emessa — per resi, sconti concessi dopo la vendita o correzioni di errori. Va collegata alla fattura di origine per non falsare i saldi fornitore, ed è uno dei casi in cui il controllo automatico delle anomalie evita doppie registrazioni.
Controllo anomalie sui documentiOCR
Il riconoscimento ottico dei caratteri: converte l'immagine di un documento in testo leggibile da un computer. Non comprende cosa significhi quel testo, quindi da solo restituisce stringhe e non dati contabili. Nell'IDP l'OCR è un componente della catena, non un'alternativa.
OCR e IDP a confrontoPacking list
La distinta di imballaggio che dettaglia il contenuto di ogni collo di una spedizione: articoli, quantità, pesi e volumi. Serve al magazzino in accettazione merci e alla dogana, e va riconciliata con ordine e DDT quando la merce arriva frazionata su più colli.
Documenti logistici automatizzatiRPA (Robotic Process Automation)
Un software che replica i clic e le digitazioni di un operatore su schermate predefinite. Automatizza azioni ripetitive, ma non legge né comprende un documento: se il layout cambia, il flusso si interrompe. RPA e IDP sono complementari — l'IDP produce il dato, l'RPA può usarlo per pilotare attività a valle.
IDP, RPA e DMS a confrontoSDI (Sistema di Interscambio)
L'infrastruttura dell'Agenzia delle Entrate attraverso cui transitano tutte le fatture elettroniche italiane, che ne verifica la correttezza formale e le recapita al destinatario. Le ricevute dello SDI scandiscono lo stato di una fattura e vanno riconciliate con quanto registrato in contabilità.
FatturaPA e SDISSO (Single Sign-On)
Il meccanismo che permette di accedere a più applicazioni con le credenziali aziendali gestite da un unico identity provider, come Microsoft Entra ID o Google Workspace. Per l'IT significa un solo punto in cui applicare MFA e criteri di accesso, e revocare un accesso revocando l'account aziendale.
Sicurezza e complianceThree-way matching
Il controllo che confronta fattura fornitore, ordine d'acquisto e DDT prima di autorizzare il pagamento, verificando che si paghi solo ciò che è stato ordinato e ricevuto. Esistono anche la variante a due vie, senza DDT, e quella a quattro vie, che aggiunge il collaudo.
Riconciliazione e three-way matchingWebhook
Una richiesta HTTP che un servizio invia automaticamente a un URL indicato da te non appena si verifica un evento, evitando di dover interrogare l'API a ripetizione. Nell'IDP notifica il momento esatto in cui un documento è stato elaborato, con i dati estratti già nel payload.
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