Riconciliazione fatture e three-way matching fattura-ordine-DDT con AI
Data Alchemy automatizza la riconciliazione fatture confrontando ogni fattura fornitore con il relativo ordine d'acquisto e DDT. La piattaforma estrae i dati riga per riga, esegue il three-way matching, valida i valori sui dati anagrafici del gestionale e registra il risultato in SAP, Zucchetti o TeamSystem — 99,8% di accuratezza con Claude, ~12 s per un documento di una pagina (Claude Sonnet), senza template.
Dalla fattura grezza alla registrazione riconciliata
Il controllo delle fatture fornitori è l'attività più onerosa della contabilità passiva: far quadrare ogni fattura con l'ordine d'acquisto e il documento di trasporto (DDT), riga per riga, prima di autorizzare il pagamento. Data Alchemy è il software di intelligent document processing che automatizza questa quadratura: assegna a ogni modello di documento un solo motore AI — Claude di Anthropic (il motore che proponiamo di default), GPT di OpenAI, Data Alchemy AI (il modello proprietario di Data Alchemy, su server e GPU proprietari in Italia) oppure un modello LLM compatibile tramite i provider di inferenza europei Scaleway e Seeweb Regolo.ai, con un abbonamento del cliente — per leggere i documenti, estrarre le righe e allinearle per codice articolo, quantità e prezzo. La registrazione riconciliata viene validata sui dati anagrafici del gestionale e contabilizzata automaticamente: il team amministrativo smette di reinserire le fatture e controlla solo le eccezioni reali. Automatizzare la contabilità fornitori significa portare questo controllo su tutto il flusso, dall'ordine d'acquisto al pagamento.
Tutto ciò che serve per riconciliare le fatture in automatico
Estrazione AI riga per riga
Un LLM dedicato legge ogni fattura, ordine e DDT ed estrae le righe (articolo, quantità, unità di misura, prezzo) senza template, con il 99,8% di accuratezza (misurata con Claude).
Three-way matching automatico
Ogni riga di fattura viene allineata alla riga d'ordine e a quella del DDT per codice articolo, quantità e prezzo. Le discrepanze emergono prima della contabilizzazione.
Validazione sull'anagrafica gestionale
Fornitori, articoli, listini e condizioni di pagamento vengono verificati in tempo reale su SAP, Zucchetti o TeamSystem. Le quadrature pulite passano in automatico.
Controllo duplicati e anomalie
L'AI confronta ogni fattura in arrivo con lo storico già contabilizzato, bloccando duplicati, doppi invii e totali alterati prima dell'approvazione al pagamento.
Acquisizione da email
Il Servizio mail, installato presso di te, gestisce più caselle aziendali e invia alla piattaforma fatture, ordini e DDT che corrispondono a un modello, mettendo in coda solo i documenti utili. Email e credenziali restano nel tuo perimetro.
Verifica sull'ERP via API
Con external fields e remote validation (licenze Business ed Enterprise) le righe lette dall'AI vengono verificate direttamente sul gestionale: ordine di acquisto, codici articolo e codice cliente recuperati via API.
È un matching riga per riga sull'ordine d'acquisto, non un controllo sui totali di documento: scostamenti di prezzo unitario, quantità consegnate e codici articolo emergono prima che la scrittura arrivi in contabilità, così il flusso di approvazione delle fatture vede solo le righe che richiedono davvero una decisione umana.
Quattro passi dalla casella di posta alla registrazione riconciliata
1. Acquisizione
Fatture, ordini e DDT vengono acquisiti da email, scanner o upload — PDF, XML, FatturaPA e formati internazionali.
2. Estrazione con l'LLM
Data Alchemy assegna un solo motore AI per ogni modello di documento — Claude di Anthropic, GPT di OpenAI, Data Alchemy AI (il modello proprietario di Data Alchemy) oppure un modello compatibile tramite i provider europei Scaleway e Regolo.ai — ed estrae i dati riga per riga; con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 per due pagine.
3. Three-way matching
Ogni riga di fattura viene confrontata con la corrispondente riga d'ordine e di DDT per codice articolo, quantità, unità di misura e prezzo.
4. Validazione e registrazione
I dati riconciliati vengono validati sull'anagrafica di SAP, Zucchetti o TeamSystem e registrati nel gestionale tramite l'Agente AI o le API REST.
Two-way, three-way e four-way matching: quale controllo serve
Non tutte le fatture richiedono lo stesso livello di verifica. Data Alchemy applica automaticamente il controllo corretto in base ai documenti disponibili nel gestionale.
Matching a due vie (two-way matching)
Confronta la fattura fornitore con il solo ordine d'acquisto, verificando codice articolo, quantità ordinata e prezzo concordato. È il controllo tipico dei servizi e delle forniture senza consegna fisica di merce, dove non esiste un DDT.
Matching a tre vie (three-way matching)
Aggiunge il documento di trasporto: la fattura viene confrontata con l'ordine d'acquisto e con la merce effettivamente ricevuta a DDT. È lo standard della contabilità fornitori per beni e materiali, perché è l'unico controllo che impedisce di pagare quantità mai consegnate.
Matching a quattro vie (four-way matching)
Integra anche il verbale di collaudo o il rapporto di accettazione qualità: si paga solo ciò che è stato ordinato, consegnato e formalmente accettato. È il controllo richiesto nel manifatturiero e negli acquisti di impianti e componenti critici.
Data Alchemy gestisce tutti e tre gli scenari con la stessa piattaforma: l'LLM classifica i documenti in arrivo, riconosce quali sono disponibili per ogni riga d'ordine e avvia il livello di matching applicabile, senza configurazioni separate per tipologia di acquisto.
Quando la quadratura passa, resta un secondo livello di verifica sul ciclo passivo — duplicati, IBAN anomali, importi fuori tolleranza, fornitori non censiti: vedi il controllo anomalie sui documenti.
Cosa succede quando i tre documenti non coincidono
Un ciclo passivo reale non quadra mai al 100%. Le regole di validazione, configurate insieme a te in fase di onboarding, decidono riga per riga cosa passa in automatico e cosa si ferma per una revisione umana.
Tolleranza sul prezzo
Si accetta uno scostamento dal prezzo d'ordine entro una soglia definita da te, in percentuale o in valore assoluto. Fuori soglia, la riga viene segnalata prima della contabilizzazione.
Tolleranza sulle quantità
Consegne in eccesso e in difetto vengono gestite per quantità assoluta o in percentuale: la piattaforma decide se accettare la riga, quadrarla parzialmente o metterla in attesa.
Consegne parziali e frazionate
Un ordine può chiudersi con più DDT e una fattura può coprire più consegne. Data Alchemy ricostruisce il legame molti-a-molti tra righe d'ordine, quantità consegnate e quantità fatturate, invece di forzare una corrispondenza uno-a-uno tra documenti.
Spese accessorie
Trasporto, imballo, maggiorazioni e arrotondamenti presenti in fattura ma assenti dall'ordine vengono riconosciuti e instradati sulla regola contabile corretta, invece di essere trattati come uno scostamento.
Instradamento delle eccezioni
Ogni riga che non supera il controllo va in coda al revisore competente — acquisti, magazzino o amministrazione — con i tre documenti di origine affiancati: l'eccezione si risolve leggendo, non ricostruendo il caso da zero.
Le discrepanze che il three-way matching intercetta
Il three-way matching confronta tre documenti — fattura fornitore, ordine d'acquisto e DDT — prima di approvare il pagamento. Data Alchemy individua automaticamente gli scostamenti che altrimenti richiederebbero controlli manuali.
Scostamento di prezzo
Il prezzo in fattura non corrisponde a quello concordato in ordine o a listino: l'eccezione viene segnalata prima della contabilizzazione.
Quantità non consegnata
La quantità fatturata supera quella effettivamente ricevuta a DDT: la riga resta in sospeso fino alla verifica.
Fattura duplicata
Stesso fornitore, stesso numero o stesso importo già contabilizzato: il sistema blocca il doppio pagamento.
Articolo non a catalogo
Un codice articolo assente dall'anagrafica gestionale viene evidenziato per la codifica o l'approvazione.
Il DDT verificato riga per riga sull'ordine nel tuo ERP
Il three-way matching funziona meglio quando l'ordine d'acquisto non deve essere ricostruito da un PDF, ma viene letto direttamente dal gestionale. Le licenze Business ed Enterprise includono due funzionalità che collegano l'estrazione all'ERP.
Verifica dei dati letti dall'AI interrogando servizi esterni
Leggendo un DDT che riporta il riferimento all'ordine di acquisto, Data Alchemy interroga via API l'ERP del cliente, recupera il contenuto dell'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi: il dato letto dall'AI è coerente con quello del gestionale.
External fields →Validazione su una fonte terza, come l'ERP
La remote validation collega una fonte terza, come l'ERP, per verificare i codici articolo e recuperare il codice cliente a partire da ragione sociale o partita IVA: la riga che arriva al matching usa già i codici del gestionale.
Remote validation →External fields e remote validation sono inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Confronta le licenze nella pagina prezzi e licenze.
Pensata per amministrazione, logistica e acquisti
Automazione del ciclo passivo
Il processo end-to-end ordine-DDT-fattura: dalla riconciliazione alla registrazione, con il ROI per l'ufficio amministrazione.
Scopri di più →AmministrazioneAutomazione contabilità fornitori
Riconcilia le fatture con ordini e DDT, valida sul gestionale e contabilizza senza reinserimento manuale.
Scopri di più →LogisticaMatching dei DDT
Acquisisci i DDT in accettazione merci, allineali agli ordini aperti e alimenta il three-way matching che chiude il ciclo passivo.
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Oltre alle fatture: ordini, contratti, listini ed estratti conto elaborati dalla stessa piattaforma AI.
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Righe di DDT, CMR e fatture dei corrieri codificate sull'anagrafica del gestionale, con le sole eccezioni girate a un operatore.
Scopri di più →Domande frequenti sulla riconciliazione fatture
Che cos'è la riconciliazione fatture automatica?
La riconciliazione fatture automatica usa l'intelligenza artificiale per leggere le fatture fornitore, confrontare ogni riga con l'ordine d'acquisto e il DDT corrispondenti e registrare il risultato nel gestionale. Data Alchemy assegna a ogni modello di documento un LLM dedicato — Claude di Anthropic, GPT di OpenAI, Data Alchemy AI (il modello proprietario di Data Alchemy) oppure un modello compatibile tramite i provider europei Scaleway e Regolo.ai — e, con Claude, raggiunge il 99,8% di accuratezza (per gli altri motori non pubblichiamo un dato di accuratezza) e, con Claude Sonnet o superiore, circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 secondi per due pagine (tempi medi), senza template.
Che cos'è il three-way matching (fattura-ordine-DDT)?
Il three-way matching è il controllo standard della contabilità fornitori che confronta tre documenti — fattura fornitore, ordine d'acquisto e documento di trasporto (DDT) — prima di approvare il pagamento. Data Alchemy automatizza il controllo: l'LLM estrae le righe da ogni documento, la piattaforma le allinea per codice articolo, quantità e prezzo e il sistema segnala le discrepanze (scostamento di prezzo, merce mancante, fattura duplicata) prima che la registrazione arrivi al gestionale.
In cosa è diversa dalla riconciliazione tramite OCR tradizionale?
L'OCR tradizionale converte i pixel in testo ma non sa decidere se una riga di fattura appartiene a uno specifico ordine o se le quantità coincidono con il DDT. Un motore di riconciliazione basato su LLM comprende la semantica del documento: identifica fornitori, articoli, unità di misura e prezzi, poi esegue il three-way matching sull'anagrafica del gestionale. Il risultato è strutturato, validato e pronto da contabilizzare, senza reinserimento manuale.
Si integra con SAP, Zucchetti e TeamSystem?
Sì. Le fatture riconciliate confluiscono direttamente in SAP, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali tramite l'Agente AI installato presso di te (database, file CSV/JSON/TXT o API) oppure con un'integrazione sulle API REST e sui webhook di Data Alchemy. L'anagrafica (fornitori, articoli, listini) viene letta dal gestionale in tempo reale, così l'AI valida ogni documento sul sistema di riferimento.
Quali formati di fattura gestisce la piattaforma?
La piattaforma elabora PDF, XML, FatturaPA e i formati di fattura elettronica internazionali, oltre alle fatture cartacee scansionate. Acquisisce inoltre ordini d'acquisto e DDT da email (caselle aziendali, tramite il Servizio mail on-premise), scanner o upload, classificando automaticamente ogni documento prima della riconciliazione.
Quanto costa la riconciliazione fatture con AI?
Data Alchemy funziona con un modello a licenze — Basic, Business ed Enterprise — più crediti a consumo, con preventivo su richiesta; per provare la piattaforma si parte dalla Demo (licenza Basic di prova). External fields e remote validation, utili per verificare DDT e fatture sull'ordine presente nell'ERP, sono inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Il confronto delle licenze è nella pagina prezzi.
Data Alchemy può verificare un DDT sull'ordine di acquisto presente nell'ERP?
Sì, con gli external fields, inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Leggendo un DDT che riporta il riferimento all'ordine di acquisto, Data Alchemy interroga via API l'ERP del cliente, recupera il contenuto dell'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi. La remote validation completa il controllo verificando i codici articolo e recuperando il codice cliente a partire da ragione sociale o partita IVA.
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