Riconciliazione Fatture e Three-Way Matching Fattura-Ordine-DDT con AI
Data Alchemy automatizza la riconciliazione fatture confrontando ogni fattura fornitore con il relativo ordine d'acquisto e DDT. La piattaforma estrae i dati riga per riga, esegue il three-way matching, valida i valori sui dati anagrafici del gestionale e registra il risultato in SAP, Zucchetti o TeamSystem — 99,8% di accuratezza, 3 secondi a documento, senza template.
Dalla fattura grezza alla registrazione riconciliata
Il controllo delle fatture fornitori è l'attività più onerosa della contabilità passiva: far quadrare ogni fattura con l'ordine d'acquisto e il documento di trasporto (DDT), riga per riga, prima di autorizzare il pagamento. Data Alchemy è il software di intelligent document processing che automatizza questa quadratura: assegna a ogni modello di documento l'LLM migliore — oggi Claude AI, che nei nostri test ha superato GPT, Gemma e DeepSeek — per leggere i documenti, estrarre le righe e allinearle per codice articolo, quantità e prezzo. La registrazione riconciliata viene validata sui dati anagrafici del gestionale e contabilizzata automaticamente: il team amministrativo smette di reinserire le fatture e controlla solo le eccezioni reali. Automatizzare la contabilità fornitori significa portare questo controllo su tutto il flusso, dall'ordine d'acquisto al pagamento.
Tutto ciò che serve per riconciliare le fatture in automatico
Estrazione AI riga per riga
Un LLM dedicato legge ogni fattura, ordine e DDT ed estrae le righe (articolo, quantità, unità di misura, prezzo) senza template, con il 99,8% di accuratezza.
Three-way matching automatico
Ogni riga di fattura viene allineata alla riga d'ordine e a quella del DDT per codice articolo, quantità e prezzo. Le discrepanze emergono prima della contabilizzazione.
Validazione sull'anagrafica gestionale
Fornitori, articoli, listini e condizioni di pagamento vengono verificati in tempo reale su SAP, Zucchetti o TeamSystem. Le quadrature pulite passano in automatico.
Controllo duplicati e anomalie
L'AI confronta ogni fattura in arrivo con lo storico già contabilizzato, bloccando duplicati, doppi invii e totali alterati prima dell'approvazione al pagamento.
Acquisizione da email
Collega Google Workspace o Microsoft 365 e la piattaforma preleva fatture, ordini e DDT dalle caselle dei fornitori, scartando lo spam e mettendo in coda solo i documenti utili.
Pagamento a consumo
Da 0,50 €/documento del piano Starter a 0,35 €/documento del piano Corporate, fatturati sul volume realmente elaborato. Nessun abbonamento, nessun minimo.
È un matching riga per riga sull'ordine d'acquisto, non un controllo sui totali di documento: scostamenti di prezzo unitario, quantità consegnate e codici articolo emergono prima che la scrittura arrivi in contabilità, così il flusso di approvazione delle fatture vede solo le righe che richiedono davvero una decisione umana.
Quattro passi dalla casella di posta alla registrazione riconciliata
1. Acquisizione
Fatture, ordini e DDT vengono acquisiti da email, scanner o upload — PDF, XML, FatturaPA e formati internazionali.
2. Estrazione con l'LLM
Data Alchemy assegna l'LLM migliore per ogni modello di documento — oggi Claude AI — ed estrae i dati riga per riga in meno di 3 secondi.
3. Three-way matching
Ogni riga di fattura viene confrontata con la corrispondente riga d'ordine e di DDT per codice articolo, quantità, unità di misura e prezzo.
4. Validazione e registrazione
I dati riconciliati vengono validati sull'anagrafica di SAP, Zucchetti o TeamSystem e registrati nel gestionale via connettore nativo o API REST.
Two-way, three-way e four-way matching: quale controllo serve
Non tutte le fatture richiedono lo stesso livello di verifica. Data Alchemy applica automaticamente il controllo corretto in base ai documenti disponibili nel gestionale.
Matching a due vie (two-way matching)
Confronta la fattura fornitore con il solo ordine d'acquisto, verificando codice articolo, quantità ordinata e prezzo concordato. È il controllo tipico dei servizi e delle forniture senza consegna fisica di merce, dove non esiste un DDT.
Matching a tre vie (three-way matching)
Aggiunge il documento di trasporto: la fattura viene confrontata con l'ordine d'acquisto e con la merce effettivamente ricevuta a DDT. È lo standard della contabilità fornitori per beni e materiali, perché è l'unico controllo che impedisce di pagare quantità mai consegnate.
Matching a quattro vie (four-way matching)
Integra anche il verbale di collaudo o il rapporto di accettazione qualità: si paga solo ciò che è stato ordinato, consegnato e formalmente accettato. È il controllo richiesto nel manifatturiero e negli acquisti di impianti e componenti critici.
Data Alchemy gestisce tutti e tre gli scenari con la stessa piattaforma: l'LLM classifica i documenti in arrivo, riconosce quali sono disponibili per ogni riga d'ordine e avvia il livello di matching applicabile, senza configurazioni separate per tipologia di acquisto.
Quando la quadratura passa, resta un secondo livello di verifica sul ciclo passivo — duplicati, IBAN anomali, importi fuori tolleranza, fornitori non censiti: vedi il controllo anomalie sui documenti.
Cosa succede quando i tre documenti non coincidono
Un ciclo passivo reale non quadra mai al 100%. Le regole di validazione, configurate insieme a te in fase di onboarding, decidono riga per riga cosa passa in automatico e cosa si ferma per una revisione umana.
Tolleranza sul prezzo
Si accetta uno scostamento dal prezzo d'ordine entro una soglia definita da te, in percentuale o in valore assoluto. Fuori soglia, la riga viene segnalata prima della contabilizzazione.
Tolleranza sulle quantità
Consegne in eccesso e in difetto vengono gestite per quantità assoluta o in percentuale: la piattaforma decide se accettare la riga, quadrarla parzialmente o metterla in attesa.
Consegne parziali e frazionate
Un ordine può chiudersi con più DDT e una fattura può coprire più consegne. Data Alchemy ricostruisce il legame molti-a-molti tra righe d'ordine, quantità consegnate e quantità fatturate, invece di forzare una corrispondenza uno-a-uno tra documenti.
Spese accessorie
Trasporto, imballo, maggiorazioni e arrotondamenti presenti in fattura ma assenti dall'ordine vengono riconosciuti e instradati sulla regola contabile corretta, invece di essere trattati come uno scostamento.
Instradamento delle eccezioni
Ogni riga che non supera il controllo va in coda al revisore competente — acquisti, magazzino o amministrazione — con i tre documenti di origine affiancati: l'eccezione si risolve leggendo, non ricostruendo il caso da zero.
Le discrepanze che il three-way matching intercetta
Il three-way matching confronta tre documenti — fattura fornitore, ordine d'acquisto e DDT — prima di approvare il pagamento. Data Alchemy individua automaticamente gli scostamenti che altrimenti richiederebbero controlli manuali.
Scostamento di prezzo
Il prezzo in fattura non corrisponde a quello concordato in ordine o a listino: l'eccezione viene segnalata prima della contabilizzazione.
Quantità non consegnata
La quantità fatturata supera quella effettivamente ricevuta a DDT: la riga resta in sospeso fino alla verifica.
Fattura duplicata
Stesso fornitore, stesso numero o stesso importo già contabilizzato: il sistema blocca il doppio pagamento.
Articolo non a catalogo
Un codice articolo assente dall'anagrafica gestionale viene evidenziato per la codifica o l'approvazione.
Pensata per amministrazione, logistica e acquisti
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Che cos'è la riconciliazione fatture automatica?
La riconciliazione fatture automatica usa l'intelligenza artificiale per leggere le fatture fornitore, confrontare ogni riga con l'ordine d'acquisto e il DDT corrispondenti e registrare il risultato nel gestionale. Data Alchemy assegna a ogni modello di documento un LLM dedicato — oggi Claude AI — raggiungendo il 99,8% di accuratezza e 3 secondi di elaborazione per documento, senza template.
Che cos'è il three-way matching (fattura-ordine-DDT)?
Il three-way matching è il controllo standard della contabilità fornitori che confronta tre documenti — fattura fornitore, ordine d'acquisto e documento di trasporto (DDT) — prima di approvare il pagamento. Data Alchemy automatizza il controllo: l'LLM estrae le righe da ogni documento, la piattaforma le allinea per codice articolo, quantità e prezzo e il sistema segnala le discrepanze (scostamento di prezzo, merce mancante, fattura duplicata) prima che la registrazione arrivi al gestionale.
In cosa è diversa dalla riconciliazione tramite OCR tradizionale?
L'OCR tradizionale converte i pixel in testo ma non sa decidere se una riga di fattura appartiene a uno specifico ordine o se le quantità coincidono con il DDT. Un motore di riconciliazione basato su LLM comprende la semantica del documento: identifica fornitori, articoli, unità di misura e prezzi, poi esegue il three-way matching sull'anagrafica del gestionale. Il risultato è strutturato, validato e pronto da contabilizzare, senza reinserimento manuale.
Si integra con SAP, Zucchetti e TeamSystem?
Sì. Le fatture riconciliate confluiscono direttamente in SAP, Zucchetti, TeamSystem e altri gestionali tramite connettori nativi, API REST, webhook e accesso SQL diretto. L'anagrafica (fornitori, articoli, listini) viene letta dal gestionale in tempo reale, così l'AI valida ogni documento sul sistema di riferimento.
Quali formati di fattura gestisce la piattaforma?
La piattaforma elabora PDF, XML, FatturaPA e i formati di fattura elettronica internazionali, oltre alle fatture cartacee scansionate. Acquisisce inoltre ordini d'acquisto e DDT da email (Google Workspace, Microsoft 365), scanner o upload, classificando automaticamente ogni documento prima della riconciliazione.
Quanto costa la riconciliazione fatture con AI?
Data Alchemy usa un modello pay-per-use trasparente: da 0,50 €/documento del piano Starter fino a 0,35 €/documento del piano Corporate. Nessun abbonamento mensile, nessun impegno minimo — paghi solo le fatture che l'AI riconcilia e registra nel gestionale.
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