External fields: i dati letti dall'AI verificati sui tuoi sistemi
Leggere bene un documento non basta: il dato deve essere coerente con quello che hai già nel gestionale. Con gli external fields, durante la scansione Data Alchemy interroga servizi esterni — per esempio il tuo ERP tramite l'Agente AI o via API — recupera i dati a cui il documento rimanda e li confronta con quelli letti dall'AI, prima che il documento prosegua.
Disponibilità: inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Non disponibili nella licenza Basic, e quindi nemmeno nella Demo, che ne è la prova gratuita.
Cosa sono gli external fields
Gli external fields sono campi di un modello documentale il cui valore non si ferma a quanto scritto sul documento: Data Alchemy li usa per interrogare un servizio esterno del cliente e confrontare il documento con i dati collegati. L'esempio tipico è il DDT che riporta il riferimento all'ordine d'acquisto: Data Alchemy consulta l'ERP, tramite l'Agente AI o via API, recupera l'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi.
La differenza con la remote validation è nello scopo. Gli external fields arricchiscono e confrontano il documento con i dati esterni a cui il documento stesso rimanda (l'ordine richiamato sul DDT). La remote validation verifica o risolve singoli valori contro un'anagrafica: un codice articolo che deve esistere, un codice cliente da ricavare dalla ragione sociale. Le due funzionalità si usano spesso insieme e sono incluse nelle stesse licenze.
Come funzionano gli external fields durante la lettura
Gli external fields si configurano nel modello documentale: per i campi indicati, a ogni documento letto Data Alchemy interroga la fonte collegata e usa o segnala il risultato del confronto.
- 01Lettura AIIl motore AI del modello legge il documento, per esempio un DDT, ed estrae testata e righe, compreso il riferimento all'ordine d'acquisto.
- 02Richiesta al tuo sistemaPer i campi configurati come external fields Data Alchemy interroga il servizio esterno, per esempio l'ERP tramite l'Agente AI o via API, e recupera l'ordine richiamato.
- 03Confronto riga per rigaCodice articolo, quantità e gli altri campi letti dall'AI vengono confrontati con quelli dell'ordine recuperato.
- 04Dato coerente o segnalatoSe i dati coincidono il documento prosegue; se non coincidono la differenza viene segnalata per la verifica.
1. Configuri i campi nel modello
Nel modello documentale si indica quali campi sono external fields e quale servizio esterno interrogare: per un DDT, il riferimento all'ordine d'acquisto da cercare nell'ERP.
2. L'AI legge il documento
Il motore AI abbinato al modello estrae i dati dal documento, come per ogni altro campo: numero, data, riferimenti, righe con codici e quantità.
3. Data Alchemy interroga il servizio esterno
Durante la scansione Data Alchemy contatta il sistema del cliente — tipicamente l'ERP, tramite l'Agente AI o via API — e recupera i dati collegati al documento, per esempio il contenuto dell'ordine d'acquisto.
4. Confronto e segnalazione
Il dato letto dall'AI viene verificato su quello del gestionale, riga per riga: ciò che è coerente prosegue, le differenze vengono segnalate invece di finire nel gestionale.
Quando la fonte è il tuo gestionale, la consultazione passa dall'Agente AI — installato presso di te, con le credenziali del gestionale nel tuo perimetro — oppure dalle API del tuo sistema. Vedi anche l'integrazione con l'ERP.
Com'è fatto nella piattaforma
Un external field configurato su un modello per i DDT: la ricerca dell'ordine d'acquisto richiamato dal documento.
Dove servono gli external fields
Ogni volta che un documento richiama un altro documento già presente nei tuoi sistemi, gli external fields permettono di verificarlo prima di registrarlo.
DDT confrontato con l'ordine d'acquisto
Leggendo un DDT che riporta il riferimento all'ordine d'acquisto, Data Alchemy recupera l'ordine dall'ERP e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi: la merce ricevuta è confrontata con quella ordinata.
Fattura fornitore e documenti collegati
Quando la fattura richiama un ordine o un DDT, il confronto con i dati del gestionale supporta la riconciliazione a tre vie fattura-ordine-DDT, con le differenze segnalate prima della registrazione.
Coerenza del dato prima del gestionale
Il dato letto dall'AI e quello già presente nell'ERP vengono allineati durante la scansione: nel gestionale non entrano quantità o codici che contraddicono il documento di riferimento.
Eccezioni al posto dei controlli a campione
Invece di ricontrollare a mano ogni riga, l'operatore guarda solo i documenti in cui il confronto con i dati esterni ha trovato una differenza.
Caso Agribologna: codici articolo delle righe verificati sull'AS400
Presso Agribologna gli external fields sono collegati al gestionale AS400 e lavorano sulle righe dei documenti, principalmente sui codici articolo. I codici cliente, invece, sono verificati dalla remote validation partendo dalla ragione sociale. Leggi il caso Agribologna.
In quali licenze sono disponibili gli external fields
Gli external fields sono inclusi a partire dalla licenza Business, insieme alla remote validation e al Servizio mail.
Inclusi
Inclusi, con tutto ciò che offre la licenza Business, l'integrazione nativa con Salesforce, l'Order Dispatcher e l'Agente AI.
Inclusi
Inclusi insieme alla remote validation e al Servizio mail; l'Agente AI è disponibile come opzione quotata a parte.
Non disponibili
La licenza Basic copre la lettura dei documenti con 1 modello e crediti a consumo, senza verifica sui sistemi esterni.
Non inclusi
La Demo è la licenza Basic di prova: 10 giorni, 10 documenti, 1 modello tra i predefiniti. Per vedere gli external fields sui tuoi flussi pianifica una call.
Confronta le licenze nella pagina prezzi e licenze oppure richiedi un preventivo.
Funzionalità e pagine collegate
- Remote validationVerifica dei codici articolo e recupero del codice cliente o fornitore dall'anagrafica.
- Agente AIIl componente installato presso di te che rende consultabili i dati del gestionale e registra i dati estratti nell'ERP o nel CRM.
- Riconciliazione a tre vieFattura, ordine e DDT confrontati in automatico, con le anomalie segnalate.
- Modelli documentaliDove si configurano i campi da leggere, compresi gli external fields.
External fields: domande frequenti
Cosa sono gli external fields di Data Alchemy?
Sono campi del modello documentale per cui Data Alchemy, durante la scansione, interroga un servizio esterno del cliente — per esempio l'ERP, tramite l'Agente AI o via API — per verificare i dati letti dall'AI. Leggendo un DDT con il riferimento all'ordine d'acquisto, la piattaforma recupera l'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi.
Che differenza c'è tra external fields e remote validation?
Gli external fields confrontano il documento con i dati esterni a cui il documento rimanda, come l'ordine d'acquisto richiamato su un DDT. La remote validation verifica o risolve singoli valori contro un'anagrafica: controlla che un codice articolo esista o recupera il codice cliente o fornitore a partire da ragione sociale o partita IVA. Sono incluse nelle stesse licenze, Business ed Enterprise.
Come si collega Data Alchemy al mio ERP per gli external fields?
Quando la fonte è il tuo gestionale, la consultazione passa dall'Agente AI oppure via API. L'Agente AI è installato presso di te, si collega a Data Alchemy via websocket e API e legge i dati dell'ERP o del CRM da database, file CSV, JSON o TXT oppure API, con le credenziali del gestionale che restano nel tuo perimetro. In alternativa Data Alchemy interroga direttamente le API che il tuo sistema espone. L'Agente AI è incluso in Enterprise e disponibile come opzione quotata a parte in Business.
Cosa succede se i dati non coincidono?
Se quanto letto dall'AI non coincide con i dati recuperati dal sistema esterno, la differenza viene segnalata invece di proseguire come dato valido: l'operatore verifica solo quei documenti, non tutti.
In quali licenze sono inclusi gli external fields?
Sono inclusi nelle licenze Business ed Enterprise. Non sono disponibili nella licenza Basic né nella Demo, che è la licenza Basic di prova gratuita.
Verifica i tuoi documenti sui dati che hai già
Attiva la Demo gratuita per provare la lettura AI dei tuoi documenti, oppure pianifica una call per vedere gli external fields collegati al tuo gestionale.