Dal PDF all'ordine nel tuo CRM. Senza ribattere niente a mano.
Gli ordini in PDF di negozi, distributori e catene arrivano su Salesforce come ordini in bozza, già compilati e con il PDF originale allegato: il tuo team li controlla e li conferma, senza ribattere niente.
Order Dispatcher è incluso nella licenza Enterprise. Oggi gli ordini arrivano in bozza nel CRM tramite l'integrazione nativa con Salesforce; l'architettura a connettori è pensata per estendersi ad altri gestionali.
La differenza, in concreto
Ogni giorno la tua azienda riceve ordini in PDF da negozi, distributori e catene. Ognuno ha un formato diverso, e qualcuno deve aprirli uno per uno, capire chi ha ordinato, trovare i codici giusti e inserire tutto nel gestionale.
Order Dispatcher fa questo lavoro al posto tuo. Prende l'ordine letto dall'intelligenza artificiale di Data Alchemy e lo trasforma in un ordine vero nel tuo CRM, già compilato, con il PDF originale allegato. Al tuo team resta solo da controllarlo e confermarlo.
| Senza Order Dispatcher | Con Order Dispatcher |
|---|---|
| Si apre il PDF e si legge riga per riga | L'ordine arriva già compilato nel CRM |
| Si cerca il cliente in anagrafica, sperando di scegliere il punto vendita giusto | Il sistema riconosce il cliente e la sede di consegna corretta |
| Si recuperano a mano listino, condizioni di pagamento e agente | Condizioni commerciali applicate in automatico |
| Si copiano codici e quantità, con il rischio di errori di battitura | I prodotti vengono abbinati al catalogo con regole precise |
| Se qualcosa non torna, bisogna capire da soli il perché | Il sistema dice esattamente cosa manca e dove |
| Il PDF finisce in una cartella o in una casella email | Il PDF resta allegato all'ordine, sempre consultabile |
Il risultato: il tuo team non fa più data entry. Controlla e conferma.
Come funziona
1. Riconosce chi ha ordinato
Usa Partita IVA, indirizzo e CAP per trovare il cliente in anagrafica. Con le catene e i gruppi che hanno molti punti vendita sotto la stessa Partita IVA, sceglie quello giusto in base all'indirizzo di consegna.
2. Verifica dove consegnare
Controlla che l'indirizzo dell'ordine corrisponda a una delle destinazioni registrate per quel cliente. La merce va dove deve andare.
3. Applica le condizioni commerciali
Listino prezzi, condizioni di pagamento, agente, area manager e referente commerciale vengono presi direttamente dall'anagrafica. Non serve cercarli.
4. Riconosce i prodotti
Ogni riga del PDF viene abbinata all'articolo a catalogo tramite il codice prodotto oppure il codice EAN. Se l'ordine riporta il prezzo di listino, lo usa per scegliere il prezzo corretto.
5. Crea l'ordine e allega il PDF
L'ordine viene creato nel CRM in bozza, con tutte le righe e il documento originale allegato. Niente parte senza la conferma di una persona.
Quando qualcosa non torna, te lo spiega
Gli altri sistemi di solito si limitano a scartare l'ordine. Order Dispatcher invece ti dice perché non è riuscito a completarlo, con parole che chi gestisce l'anagrafica capisce subito.
- Alcuni prodotti non si trovano? L'ordine viene creato lo stesso con le righe riconosciute. Dentro l'ordine trovi l'elenco dei prodotti mancanti e il motivo, così il commerciale li aggiunge in pochi secondi.
- Il cliente non è in anagrafica? Nessun ordine viene creato e ricevi una segnalazione chiara.
- All'anagrafica manca un dato, come il listino, la condizione di pagamento o la destinazione merci? Il sistema indica quale dato manca e su quale cliente.
- L'indirizzo di consegna non corrisponde? Vedi fianco a fianco l'indirizzo richiesto dall'ordine e quelli registrati, e la differenza salta all'occhio.
- I dati del PDF sono incompleti? L'ordine non viene inviato a metà, per non nascondere un errore.
Una volta sistemato il dato, basta ricaricare lo stesso PDF: il sistema riprova da solo.
Gli errori non spariscono in silenzio. Diventano indicazioni precise su cosa correggere, e nel tempo anche la tua anagrafica migliora.
Perché sceglierlo
Tempo restituito al tuo team
Le ore spese a ricopiare ordini tornano disponibili per seguire clienti e vendite.
Meno errori
Cliente, destinazione, listino e prodotti vengono abbinati con regole precise, senza affidarsi al colpo d'occhio.
L'ultima parola resta sempre a una persona
Gli ordini arrivano in bozza, quindi nessun ordine parte senza la conferma di qualcuno.
Tutto tracciato
Per ogni documento sai in qualsiasi momento a che punto è: consegnato, consegnato in parte oppure da sistemare, con lo storico di ogni tentativo.
Nessun doppione per sbaglio
Ogni PDF ha un'impronta unica, quindi il sistema riconosce un documento già elaborato. Puoi scegliere tu se bloccare il reinvio o creare un nuovo ordine a ogni caricamento.
Prova prima di partire
Con la modalità test verifichi che clienti e prodotti vengano riconosciuti correttamente senza creare ordini veri. È ideale durante l'avvio o quando arriva un nuovo formato di ordine.
Per chi vuole i dettagli tecnici
- Integrazione nativa con Salesforce tramite API ufficiali e autenticazione OAuth server-to-server.
- Creazione atomica dell'ordine: testata e righe vengono inserite in un'unica operazione. Se qualcosa fallisce, non resta nessun ordine a metà.
- Idempotenza: ogni documento è identificato da un hash SHA-256, così un reinvio non genera duplicati indesiderati.
- Stato di ogni consegna sempre consultabile, con il dettaglio di ogni passaggio (riconoscimento cliente, prodotti, creazione ordine, allegato) e un registro diagnostico per ogni tentativo.
- Diagnostica operativa: puoi verificare la raggiungibilità del CRM e consultare la configurazione, con le credenziali sempre mascherate.
- Architettura a connettori: la logica comune (stati, tracciabilità, anti-duplicato, configurazione) è condivisa, mentre ogni sistema di destinazione ha un connettore dedicato. È pensata per estendersi ad altri gestionali.
Domande frequenti
Devo cambiare il modo in cui lavoro in Salesforce?
No. Gli ordini compaiono nel CRM come quelli inseriti a mano, solo già compilati e con il PDF allegato.
Cosa succede se il sistema sbaglia?
L'ordine è in bozza: il commerciale lo verifica prima di confermarlo. E quando il sistema non è sicuro, non indovina: te lo segnala.
E se il PDF contiene un prodotto che non abbiamo a catalogo?
L'ordine viene creato con le altre righe e il prodotto mancante viene indicato dentro l'ordine, così è facile completarlo.
Posso provarlo senza rischi?
Sì. La modalità test verifica il riconoscimento di clienti e prodotti senza creare nessun ordine.
Smetti di ricopiare ordini. Inizia a gestirli.
Data Alchemy Order Dispatcher: dal PDF al CRM, in automatico e sotto controllo.
Pianifica una call con demo sui tuoi documenti