Domande frequenti sul software IDP Data Alchemy: fatture, DDT, ordini ed ERP

Un software IDP come Data Alchemy legge automaticamente i Documenti di Trasporto (DDT) in qualsiasi formato — PDF, scansione, email — ed estrae fornitore, articoli, quantità e riferimenti ordine. I dati vengono poi inseriti direttamente nel gestionale di magazzino, eliminando il data entry manuale e riducendo del 60% i tempi operativi di registrazione merce in ingresso.

Data Alchemy acquisisce le fatture fornitori (PDF, XML, email), estrae automaticamente dati come ragione sociale, P.IVA, importi, scadenze e righe di dettaglio. Esegue poi una validazione 3-vie confrontando fattura, ordine e DDT, segnalando anomalie prima della registrazione contabile. L'intero processo riduce del 60% i tempi operativi del ciclo passivo.

La validazione intelligente di Data Alchemy confronta i dati estratti con le anagrafiche presenti nel gestionale ERP/CRM in tempo reale. Verifica corrispondenza fornitori, articoli, prezzi e condizioni. Dopo 3 abbinamenti confermati dallo stesso operatore, il sistema apprende e propone automaticamente le corrispondenze future, riducendo progressivamente l'intervento umano.

Sì. Data Alchemy si collega a SAP Business One/S4HANA, Zucchetti Ad Hoc, TeamSystem Enterprise, AS400 (IBM i) e molti altri gestionali in due modi: con l'Agente AI, installato presso di te, che si collega a Data Alchemy via websocket e API e scrive nel gestionale sulla destinazione configurata da interfaccia grafica — database, file CSV, JSON o TXT oppure API — (opzione nella licenza Business, incluso in Enterprise), oppure con un'integrazione sviluppata dal tuo team sulle API REST e sui webhook di Data Alchemy, inclusi in ogni licenza. Il collegamento serve in entrambe le direzioni: legge dal gestionale le anagrafiche per verificare i dati letti e vi registra i documenti estratti, ordini con testata e righe compresi. Le credenziali del gestionale restano nell'Agente AI, presso di te: Data Alchemy non le conserva.

Un OCR tradizionale si limita a convertire un'immagine in testo, senza comprendere cosa significhino i dati: non distingue un numero di fattura da un importo, né valida i valori. Un software IDP come Data Alchemy aggiunge intelligenza artificiale e machine learning all'OCR avanzato: interpreta il contesto del documento, riconosce automaticamente campi variabili come partita IVA, righe articolo, quantità e scadenze, e valida ogni dato contro le anagrafiche del tuo ERP prima di registrarlo. Il risultato è un'accuratezza del 99,8% (misurata con Claude) anche su layout diversi o scansioni di bassa qualità, contro gli errori frequenti e la trascrizione manuale richiesta dall'OCR classico.

Gli errori di data entry manuale costano alle aziende il 15-25% del fatturato in inefficienze. Un IDP come Data Alchemy elimina la trascrizione manuale, legge i documenti con accuratezza del 99,8% (misurata con Claude), valida ogni dato in tempo reale contro il gestionale e segnala incongruenze prima che diventino problemi contabili o logistici.

Data Alchemy elabora DDT, fatture attive e passive, ordini cliente, packing list, bolle di consegna, CMR, lettere di vettura, note di credito, estratti conto bancari, F24, preventivi, contratti e listini fornitori. Accetta formati PDF, Excel, Word, email, immagini scannerizzate e XML (come la fattura elettronica).

Data Alchemy monitora le caselle email configurate (o cartelle specifiche), identifica automaticamente le email contenenti documenti allegati (ordini, DDT, fatture), estrae i dati sia dal corpo dell'email sia dagli allegati PDF/Excel, e li inserisce nel gestionale. Il processo è completamente automatico e parte non appena il documento arriva. Con le licenze Business ed Enterprise è incluso anche il Servizio mail, installato in locale sulla casella di posta dell'azienda: le email che corrispondono a un modello (fatture, ordini, DDT) vengono inviate o inoltrate a Data Alchemy per essere elaborate.

Assolutamente sì. Data Alchemy è progettato specificamente per le PMI italiane, con supporto nativo per la fattura elettronica, i DDT italiani, le normative fiscali nazionali e i gestionali più diffusi in Italia. Si parte dalla Demo (licenza Basic di prova) e poi si sceglie la licenza in base alle esigenze — Basic, Business o Enterprise — con crediti a consumo: anche un'azienda che elabora poche centinaia di documenti al mese può iniziare con la licenza Basic.

L'ufficio commerciale riceve ordini via email, PDF, telefono in formati sempre diversi. Data Alchemy legge automaticamente ogni ordine, estrae articoli, quantità, date di consegna e condizioni commerciali, e crea la riga d'ordine nel gestionale. Questo riduce il rischio di ordini trascritti male e i tempi operativi del 60%.

Con l'Agente AI l'integrazione tecnica con il gestionale richiede 2–5 giorni lavorativi, se non servono integrazioni custom (le personalizzazioni oltre la configurazione standard richiedono una stima): in questa fase colleghiamo Data Alchemy al tuo ERP (SAP Business One o S/4HANA, Zucchetti Ad Hoc, Infinity o Mago, TeamSystem Enterprise, Gamma o Alyante, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite) tramite l'Agente AI o le API REST e i webhook di Data Alchemy e sincronizziamo le anagrafiche di clienti, fornitori e articoli. Non serve alcun template: il sistema legge i tuoi documenti reali fin dal primo giorno, con un'accuratezza del 99,8% (misurata con Claude) già in partenza. Nelle 2-3 settimane successive completiamo la configurazione delle regole di validazione, l'attivazione della cattura automatica da email e la formazione degli operatori. Nessun fermo del gestionale e nessuna migrazione dati richiesta.

Sì. Data Alchemy è conforme al GDPR e alle normative italiane sulla protezione dei dati. La piattaforma è ospitata in Europa su Scaleway, provider certificato ISO/IEC 27001, con sito principale a Milano e sito secondario in un'altra regione europea. Con Data Alchemy AI e con i provider europei anche l'elaborazione resta in Europa; con Claude e GPT i documenti sono elaborati dai rispettivi provider sotto DPA. L'accesso avviene con SSO Microsoft Entra ID o Google Workspace tramite LoginMaster, con ruoli e permessi, e le azioni degli utenti (caricamento, modifica, download, eliminazione) sono registrate. I documenti caricati sono conservati 7 giorni con la licenza Basic e fino a 60 giorni con Business ed Enterprise.

Data Alchemy dichiara un'accuratezza del 99,8% nell'estrazione dati misurata con Claude AI di Anthropic, il motore che proponiamo di default; per gli altri motori non pubblichiamo un dato di accuratezza. Per ogni modello documentale scegli un solo motore AI: Claude (consigliato), GPT, Data Alchemy AI o un modello compatibile tramite i provider europei Scaleway e Regolo.ai. Ogni dato viene validato contro le anagrafiche ERP, garantendo la massima precisione anche su layout complessi o scansioni di bassa qualità.

Data Alchemy acquisisce i listini fornitori in qualsiasi formato (PDF, Excel, email), estrae automaticamente codici articolo, descrizioni, prezzi, sconti e condizioni commerciali, e aggiorna le anagrafiche nel gestionale. Quando un fornitore invia un listino aggiornato, il sistema confronta automaticamente le variazioni di prezzo e segnala le differenze significative.

Data Alchemy funziona con un modello a licenze più crediti a consumo, con preventivo su richiesta. Si parte dalla Demo, la licenza Basic di prova gratuita (10 giorni, 10 documenti e 1 modello scelto tra i predefiniti, con lo spazio necessario, senza agente AI); la licenza Basic include 1 modello e 500 MB di spazio, con conservazione obbligatoria di 7 giorni (i documenti vengono cancellati automaticamente 7 giorni dopo il caricamento), crediti acquistabili online, API REST e webhook inclusi (come in tutte le licenze) e senza agente AI; la licenza Business aggiunge Servizio mail, external fields e remote validation e la conservazione dei file fino a 60 giorni dal caricamento, configurabile per modello, con l'agente AI disponibile come opzione quotata a parte; la licenza Enterprise aggiunge l'integrazione nativa con Salesforce, l'Order Dispatcher e l'agente AI incluso. In tutte le licenze 1 credito = 1 documento, indipendentemente dal numero di pagine. Con Business ed Enterprise i crediti si acquistano a quantità annuali, con scadenza annuale, pagamento da concordare e prezzi unitari più bassi in base alla quantità; fino al 20% dei crediti non usati passa all'anno successivo, se si rinnova con un volume uguale o maggiore. Il confronto completo è nella pagina Prezzi.

No. Data Alchemy non elimina posti di lavoro, ma trasforma il modo di lavorare. Libera il personale dalle attività ripetitive di data entry, permettendo loro di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto come analisi, controllo qualità e relazioni con clienti e fornitori. Le aziende che lo adottano tipicamente riallocano le risorse su attività strategiche.

Sì, Data Alchemy è un software IDP sviluppato in Italia, pensato per le specificità del mercato italiano: fattura elettronica via SdI, DDT, F24, normative fiscali nazionali e integrazione nativa con i gestionali più diffusi come SAP, Zucchetti e TeamSystem. Il supporto è in italiano e la piattaforma è ospitata in Europa, in piena conformità al GDPR. Con Data Alchemy AI e con i provider europei anche l'elaborazione resta in Europa; con Claude e GPT i documenti sono elaborati dai rispettivi provider sotto DPA.

Data Alchemy è una piattaforma italiana di Intelligent Document Processing (IDP) che assegna a ogni modello documentale un LLM dedicato per acquisire, estrarre e validare automaticamente i dati dei documenti aziendali — fatture, DDT, ordini, contratti e listini. Data Alchemy legge ogni documento, lo classifica, ne estrae ogni campo, valida i valori con le anagrafiche del tuo ERP e scrive il risultato direttamente in gestionali come SAP, Zucchetti o TeamSystem, con un'accuratezza del 99,8% (misurata con Claude). Con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 secondi per due pagine. Il nome riflette ciò che fa la piattaforma: trasforma documenti grezzi e non strutturati in dati aziendali puliti e strutturati, eliminando il data entry manuale per i reparti amministrazione, logistica e commerciale.

Un software per l'automazione degli ordini clienti da email come Data Alchemy, con il Servizio mail installato presso il cliente sulla casella dell'ufficio commerciale (licenze Business ed Enterprise), riceve gli ordini arrivati in PDF, Excel o nel corpo dell'email. L'LLM dedicato al modello ordine ne estrae articoli, quantità, prezzi e date di consegna, valida i dati contro le anagrafiche clienti e articoli del tuo ERP (SAP, Zucchetti, TeamSystem) e li inserisce automaticamente come righe d'ordine, con il 99,8% di accuratezza (misurata con Claude) e senza trascrizione manuale. Con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 secondi per due pagine. Il commerciale interviene solo quando un ordine richiede una verifica, ad esempio per articoli non presenti in anagrafica.

L'estrazione dati da ordini e listini per l'ufficio vendite con Data Alchemy parte dall'acquisizione automatica dei documenti via email, PDF o Excel. L'LLM dedicato ai modelli ordine e listino riconosce articoli, quantità, prezzi, sconti e fasce quantità, valida i valori contro le anagrafiche clienti e articoli del tuo ERP (SAP, Zucchetti, TeamSystem) e aggiorna righe d'ordine e listini, con il 99,8% di accuratezza (misurata con Claude). Con Claude Sonnet o superiore la lettura richiede in media circa 12 secondi per un documento di una pagina e circa 18 secondi per due pagine. L'ufficio vendite lavora così con dati e listini sempre allineati e interviene solo sulle eccezioni, ad esempio un articolo non a listino o una variazione di prezzo anomala.

Sono due funzionalità di Data Alchemy, incluse nelle licenze Business ed Enterprise, che verificano i dati letti dall'AI su fonti esterne. Con gli external fields la piattaforma interroga servizi esterni, per esempio l'ERP tramite l'Agente AI o via API: leggendo un DDT che riporta il riferimento all'ordine di acquisto, Data Alchemy interroga l'ERP del cliente, recupera il contenuto dell'ordine e verifica riga per riga codice articolo, quantità e gli altri campi, così il dato letto dall'AI è coerente con quello del gestionale. La remote validation collega una fonte terza, come l'ERP, per verificare i codici articolo e recuperare il codice cliente a partire da ragione sociale o partita IVA.

Il Servizio mail si installa in locale (on-premise), sulla casella di posta dell'azienda: le email che corrispondono a un modello — fatture, ordini, DDT — vengono inviate o inoltrate a Data Alchemy per essere elaborate, cioè estratte, validate e scritte nel gestionale. È incluso nelle licenze Business ed Enterprise.

No: con Data Alchemy 1 documento = 1 credito, indipendentemente dal numero di pagine. Il contesto dell'AI di Data Alchemy è estremamente ampio e legge ogni documento per intero, quindi una fattura di una pagina e un ordine di quaranta consumano lo stesso credito. Non servono calcoli per pagina: sai sempre quanto consumi.

Con le licenze Business ed Enterprise fino al 20% dei crediti non usati passa all'anno successivo, se si rinnova con un volume uguale o maggiore; il resto segue la scadenza annuale. Con la licenza Basic i crediti si acquistano online quando servono.

In Europa. La piattaforma Data Alchemy è ospitata su Scaleway, il cloud europeo del gruppo iliad, con sito principale a Milano e un sito secondario in un'altra regione europea per la continuità del servizio; Scaleway è un provider certificato ISO/IEC 27001. Documenti caricati, dati estratti, backup e log applicativi restano su questa infrastruttura, senza trasferimenti verso paesi terzi privi di garanzie adeguate ai sensi del GDPR. Per l'elaborazione AI: con Data Alchemy AI e con i provider europei resta in Europa, con Claude e GPT i documenti sono elaborati dai rispettivi provider sotto DPA.

Dipende dalla licenza. Con la Basic la conservazione è di 7 giorni ed è obbligatoria: i documenti vengono cancellati automaticamente 7 giorni dopo il caricamento. Con Business ed Enterprise i file possono essere conservati fino a 60 giorni dalla data di caricamento, con un periodo configurabile per ogni modello documentale.

Lo scegli tu, modello per modello. Per ogni modello documentale scegli un motore AI: Claude (Anthropic), il motore che proponiamo di default; GPT (OpenAI); Data Alchemy AI, il modello proprietario di Data Alchemy, su server e GPU proprietari in Italia; oppure un modello LLM compatibile tramite i provider di inferenza europei Scaleway (Generative APIs) e Seeweb Regolo.ai, con un abbonamento sottoscritto direttamente dalla tua azienda. Per esempio puoi elaborare il modello fatture con Claude, il modello DDT con GPT e il modello ordini con Data Alchemy AI, oppure abilitare più modelli con lo stesso motore. Ogni documento è elaborato da un solo motore, quello abbinato al suo modello.

L'Agente AI è installato presso di te, nella tua infrastruttura. Si collega al websocket e alle API di Data Alchemy e integra i tuoi software tramite un'interfaccia grafica in cui configuri la destinazione dei dati: database, file CSV, JSON o TXT oppure API. Le credenziali dell'ERP o del gestionale restano nell'Agente AI, presso di te: Data Alchemy non le conserva nel proprio cloud. L'agente registra nel gestionale i dati estratti, ordini con testata e righe compresi. È incluso nella licenza Enterprise e disponibile come opzione quotata a parte nella Business.

Sì. L'API REST e i webhook firmati sono inclusi in tutte le licenze: Basic, Business ed Enterprise. Con la licenza Basic sono il canale di integrazione con il gestionale, perché l'Agente AI è disponibile dalla Business (opzione quotata a parte) ed è incluso in Enterprise. La chiave API si richiede dalla pagina contatti.